Routines

Une routine, c'est un travail de tenue de livres que Caribooks refait pour une entreprise : joindre les reçus, saisir les factures fournisseurs, enregistrer les paiements, donner aux dépenses leur fournisseur et leur catégorie, préparer les rappels de factures en retard, envoyer des rapports. Caribooks rédige chaque routine; vous l'activez et la réglez. Les routines ne s'exécutent que sur les entreprises qui ont l'Autopilote. Activer ou désactiver une routine et changer ses réglages demandent l'Écriture sur l'entreprise; une personne en Lecture voit les routines et ce qu'elles font (voir Équipe).

La page Routines

En haut, Nous vous écrivons indique à quelle fréquence arrive votre résumé par courriel, avec Modifier pour la changer. En dessous, la page présente chaque routine une fois par entreprise :

• Reçus joint les reçus et les factures payées à leurs dépenses.
• Factures fournisseurs saisit les factures encore à payer comme factures fournisseurs, avec le PDF joint.
• Avis de paiement enregistre les paiements de vos clients à partir de leurs avis de paiement.
• Donner un fournisseur aux dépenses donne un fournisseur aux dépenses bancaires et de carte qui n'en ont pas, d'après le libellé de la banque. Vous approuvez chaque fournisseur une seule fois pour toutes les dépenses au même libellé.
• Classer les dépenses dans leur compte classe dans le bon compte de dépenses les dépenses déjà dans QuickBooks, comme les lignes bancaires ajoutées dans Dépenses non catégorisées. Elle ne voit pas les lignes qui attendent encore dans l'onglet À examiner de QuickBooks, et laisse les fournisseurs à Donner un fournisseur aux dépenses.
• Rappels de factures en retard prépare un rappel pour chaque client dont une facture est en retard.
• Rapports : une seule fiche pour les rapports que Caribooks vous envoie par courriel.

Fermée, une fiche dit ce que fait la routine. Son icône est sur fond orange quand la routine est activée, et sur fond noir quand elle est désactivée.

Activer une routine et la régler

Ouvrez une fiche et activez son interrupteur. L'activer demande l'Autopilote sur l'entreprise; la désactiver fonctionne toujours. La fiche présente alors :

• Quand. Les routines de documents travaillent chaque fois qu'un de leurs documents arrive dans votre boîte de documents : un reçu pour Reçus, une facture fournisseur pour Factures fournisseurs, un avis de paiement pour Avis de paiement. Chaque matin à 7 h, elles reprennent aussi les documents encore en attente, au cas où ce qu'ils attendent (une dépense, une facture) serait arrivé dans QuickBooks pendant la nuit. Les autres s'exécutent selon l'horaire que vous choisissez : Chaque jour, Chaque jour de semaine, Chaque semaine un jour donné ou Chaque mois un jour du 1er au 28, à l'heure voulue, heure de l'Est. Un changement s'enregistre de lui-même un instant après.
• Sous Quand, les réglages propres à la routine. Donner un fournisseur aux dépenses et Classer les dépenses dans leur compte prennent des Comptes : Tous les comptes, ou seulement les comptes bancaires et de carte que vous choisissez. Classer les dépenses dans leur compte prend aussi Quelles dépenses : Seulement les dépenses non catégorisées et à vérifier par le comptable, ou Toutes les nouvelles dépenses. Rappels de factures en retard prend En retard d'au moins 1, 15, 30 ou 60 jours.
• Ce qu'elle fait, dans les mots de Caribooks.
• Approbation : le choix Me demander d'abord / Agir sans me demander, avec une ligne en dessous qui dit ce que ferait Agir sans me demander pour cette routine.
• Voir toutes les exécutions, dès la première exécution, et Lancer maintenant.

Me demander d'abord ou agir sans me demander

Chaque routine commence à Me demander d'abord : chaque changement qu'elle prépare vous attend dans À valider. Quatre routines offrent Agir sans me demander, qui laisse la routine faire elle-même les changements sûrs :

• Reçus : chaque reçu est joint dès que sa dépense est dans QuickBooks.
• Avis de paiement : un paiement qui règle exactement une facture ouverte est enregistré. Les paiements répartis ou partiels vous attendent toujours.
• Donner un fournisseur aux dépenses et Classer les dépenses dans leur compte : ce qu'une de vos règles couvre. Les nouveaux fournisseurs, les libellés bancaires ambigus et les dépenses qu'aucune règle ne couvre vous attendent toujours.

Factures fournisseurs et Rappels de factures en retard demandent toujours : aucune facture fournisseur n'est saisie d'elle-même et aucun rappel n'est envoyé de lui-même. Après trois exécutions de suite où vous avez tout approuvé sans rien refuser, la fiche offre Agir sans me demander. Vous pouvez revenir à Me demander d'abord en tout temps.

Avis de paiement

Quand un client vous envoie un avis disant qu'il vous a payé, déposez-le dans la boîte de documents. La routine trouve les factures ouvertes qu'il règle et prépare le paiement avec l'avis joint, toujours dans les fonds non déposés, le compte où QuickBooks garde l'argent reçu qui n'est pas encore à la banque. Elle ne crée jamais ce compte. Quand le virement arrive dans le flux bancaire de QuickBooks, associez-le à ce paiement : c'est cette association qui dit à Caribooks que l'argent est arrivé.

Un avis qui ne correspond à aucune facture ouverte devient une question. Un paiement toujours non déposé 10 jours plus tard devient aussi une question, avec trois réponses : Il est arrivé : je l'associe au dépôt dans le flux bancaire, Il n'est jamais arrivé : annuler le paiement (le paiement est alors annulé) ou Pas encore : me redemander dans 10 jours.

Rapports

La fiche Rapports réunit quatre rapports : Rapport de gestion, Sommaire mensuel, Totaux des taxes de vente et Comptes clients et fournisseurs par ancienneté. Activez l'interrupteur d'un rapport et il vous est envoyé à sa date habituelle : le 10 de chaque mois pour le Rapport de gestion et les Totaux des taxes de vente, le 15 pour le Sommaire mensuel, chaque lundi pour les Comptes clients et fournisseurs par ancienneté. Les rapports du mois attendent le 10, car les lignes bancaires et de carte n'arrivent dans vos livres qu'une fois ajoutées depuis l'onglet À examiner de QuickBooks. Réglez ensuite son horaire et Envoyé à : les personnes de votre équipe qui ont accès à cette entreprise. Totaux des taxes de vente prend aussi une Période : Le mois dernier, Le trimestre dernier ou L'année dernière.

Quand un compte bancaire ou de carte n'a rien d'inscrit jusqu'au dernier jour couvert par un rapport, le rapport s'ouvre en le nommant avec sa dernière date inscrite : ce qu'il a eu après ce jour et qui n'est pas encore ajouté dans QuickBooks manque aux chiffres.

Un rapport ne fait que lire vos livres : rien à approuver. Il n'est envoyé par courriel qu'aux personnes choisies qui font encore partie de votre équipe et ont encore accès à l'entreprise.

Exécutions

Lancer maintenant démarre une exécution, qui prend quelques minutes; pendant ce temps, la carte repliée de la routine indique En cours. Voir toutes les exécutions les présente toutes : quand l'exécution a eu lieu, ce qui l'a lancée (Planifiée, Sur dépôt ou Lancée par vous), comment elle s'est terminée et ce qu'elle a fait, avec un filtre Résultat.

Une exécution pose une question quand les livres ne lui disent pas quoi faire. La question attend dans À valider jusqu'à ce que vous y répondiez là ou par votre assistant, que les livres la règlent ou que vous la laissiez telle quelle. Les routines de documents ne posent jamais de question sur un document, sauf Avis de paiement, comme ci-dessus.

Autre chose?

Caribooks n'exécute que les routines de cette page. Pour une tâche ponctuelle ou une question sur vos livres, demandez à votre assistant. Pour un travail à refaire, décrivez-le sous Autre chose? et appuyez sur Envoyer à l'équipe Caribooks : une personne lit chaque message.

Les routines depuis votre assistant

Votre assistant peut mettre en place une routine avec create_task : il choisit celle qui correspond à votre demande (Reçus, Factures fournisseurs, Avis de paiement, Donner un fournisseur aux dépenses, Classer les dépenses dans leur compte ou Rappels de factures en retard) et les réglages demandés, et vous dit quand aucune ne convient. Les rapports se choisissent sur cette page. Une entreprise a chaque routine une seule fois. Caribooks l'enregistre désactivée, et son démarrage attend dans À valider comme Démarrer une routine; sa fiche ici indique Préparée par votre assistant : elle vous attend dans À valider, avec un lien. Approuvez-le là, ou demandez à votre assistant de la démarrer (activate_loop). Si vous voulez le travail tout de suite, l'assistant peut la démarrer et la lancer aussitôt. Il peut aussi lister vos routines (list_loops) et ce qu'elles ont proposé (list_proposals), mais l'approbation d'un changement reste dans le portail.

Demandez à votre assistant

• « Mets en place la routine Reçus pour mon entreprise. »
• « Catégorise les nouvelles dépenses de mon compte chèques chaque jour de semaine à 7 h. »
• « Lesquelles de mes routines sont désactivées? »