Chaque entreprise de votre compte a sa propre adresse de réception et son propre lien de dépôt, et ce qui passe par eux lui appartient dès le départ. Le tri des documents sert aux entreprises qui vont ensemble, comme celles d'un même propriétaire : réunissez-les dans un groupe, et le groupe reçoit une adresse et un lien de dépôt bien à lui. Caribooks classe chaque document qui y arrive dans la bonne entreprise du groupe, et jamais dans une entreprise hors du groupe.
Rien n'est trié tant que vous n'avez pas créé de groupe. Un compte qui n'a qu'une entreprise n'a rien à trier, et la page n'apparaît pas.
Qui le configure
Paramètres → Tri des documents est ouvert au titulaire du compte et au personnel au niveau Écriture, dans un compte qui a au moins deux entreprises. Les clients du compte ne le voient pas.
Créer un groupe
- Ouvrez Paramètres → Tri des documents.
- Sous Nouveau groupe, donnez-lui un Nom. Le nom entre dans l'adresse du groupe : choisissez-en un que vous reconnaîtrez dans une liste.
- Cochez ses Entreprises. Au-delà de huit, Chercher une entreprise réduit la liste. Une entreprise qui fait déjà partie d'un autre groupe est grisée, avec le nom de son groupe : une entreprise appartient à un seul groupe au plus, de sorte qu'un document ne passe jamais d'un groupe à un autre.
- Appuyez sur Créer le groupe.
L'adresse du groupe ressemble à caribooks-dupont-holdings-k3m9x2@in.caribooks.com.
Envoyer des documents à un groupe
Ouvrez Documents avec Toutes les entreprises choisi dans la liste Entreprise. Chaque groupe que vous pouvez utiliser apparaît sur une carte orange, « nom · trié entre ses entreprises », avec les entreprises entre lesquelles il trie. Déposez-y vos fichiers, ou utilisez Copier l'adresse courriel et Copier le lien de dépôt pour confier la boîte du groupe à quelqu'un d'autre. Le transfert Gmail vers l'adresse d'un groupe se confirme comme pour une entreprise : voyez Adresses de réception et liens de dépôt.
La carte n'apparaît qu'aux personnes qui ont accès à toutes les entreprises du groupe : le titulaire, le personnel, et un client à qui on les a toutes données. Les autres voient la boîte de leur propre entreprise, et avec Toutes les entreprises, la page n'a pas de zone de dépôt pour eux. La page de dépôt d'un groupe ne nomme aucune entreprise.
Comment un document est classé
Un document envoyé au groupe est comparé à vos règles de classement, puis au nom, à l'adresse et aux numéros de taxes de chaque entreprise dans QuickBooks, puis lu par l'IA, toujours parmi les seules entreprises du groupe. Celui qu'aucune de ces étapes ne règle reste à classer et vous attend sur la page Documents, où vous choisissez son entreprise (voyez La boîte à documents). Les fichiers à classer ne s'affichent qu'au titulaire et au personnel, puisqu'ils pourraient appartenir à n'importe quelle entreprise du groupe.
Ce qu'un groupe accepte
Le tri peut se tromper. La page le dit à côté de chaque groupe : « Un document envoyé à ce groupe peut aboutir dans la mauvaise entreprise du groupe, et les personnes qui ont accès à cette entreprise le verraient. » C'est le compromis d'un groupe, et c'est pourquoi les groupes servent aux entreprises qui vont ensemble.
Les accès ne changent pas quand vous créez un groupe. Les personnes qui ont accès à une entreprise voient ce qui y arrive, document mal classé compris, jusqu'à ce que quelqu'un le déplace. Si certaines personnes n'ont accès qu'à une partie des entreprises cochées, la page les nomme sous l'avertissement à mesure que vous cochez, pour que vous décidiez en sachant qui elles sont avant d'enregistrer.
Une entreprise qui ne fait partie d'aucun groupe ne reçoit jamais de document trié. Les documents n'y arrivent que par sa propre adresse et son propre lien, par une boîte courriel ou un portail fournisseur configuré pour elle, ou parce que quelqu'un l'a choisie.
Modifier ou supprimer un groupe
- Changez le Nom ou les Entreprises cochées, puis appuyez sur Enregistrer. Une entreprise décochée garde les documents déjà classés chez elle; les nouveaux documents envoyés au groupe n'y vont plus.
- Un groupe qui ne garde qu'une entreprise continue de fonctionner : tout ce qui lui est envoyé va à cette entreprise.
- Supprimer le groupe libère ses entreprises. Son adresse et son lien de dépôt cessent aussitôt de recevoir des documents, et quiconque écrit à l'ancienne adresse reçoit une réponse, en français et en anglais, qui dit qu'elle ne reçoit plus de documents et d'en demander la bonne à la personne qui lui a donné cette adresse. Les documents déjà classés restent où ils sont; les fichiers à classer du groupe attendent que quelqu'un choisisse leur entreprise.
Pour donner une nouvelle adresse ou un nouveau lien à un groupe, utilisez Remplacer l'adresse ou Remplacer le lien sur sa carte, comme pour une entreprise.
Demandez à votre assistant
- « Liste les documents arrivés aujourd'hui, avec leur entreprise. »
- « Quels documents de ma boîte ne sont pas encore classés? »