Les comptes de dépenses servent aux personnes que vos entreprises remboursent pour ce qu'elles dépensent en leur nom : un employé, un associé, vous-même. Chacune reçoit une page privée et une adresse courriel pour ses reçus et ses déplacements en voiture, sans compte à créer. Leurs dépenses arrivent dans À valider, une demande par personne, et une demande approuvée devient une seule facture fournisseur à son nom dans QuickBooks.
Les comptes de dépenses font partie de l'Autopilote et servent les entreprises qu'il couvre. Le titulaire du compte comme les membres de l'équipe peuvent ajouter des personnes et rendre les décisions. Votre assistant n'a pas d'outil pour les comptes de dépenses : tout se passe dans le portail.
Ajouter une personne
- Ouvrez Comptes de dépenses et cliquez sur Ajouter une personne.
- Remplissez Nom, Courriel, Sa langue et Entreprise, puis cliquez sur Continuer.
- Indiquez qui est cette personne dans les livres de l'entreprise : choisissez un fournisseur dont le nom ou le courriel correspond, ou créez-en un. Si un client, un employé ou un fournisseur porte déjà ce nom dans QuickBooks, le nouveau fournisseur reçoit un nom légèrement différent.
- Cliquez sur Ajouter et lui envoyer sa page. La personne reçoit le lien de sa page et son adresse. Si le courriel ne peut pas partir, le portail le dit et vous lui transmettez la page vous-même.
Créer le fournisseur, puis plus tard les factures fournisseurs, écrit dans QuickBooks : l'entreprise doit donc avoir l'accès complet (voyez Accès et confirmations). La page vous prévient quand une entreprise ne l'a pas.
La ligne de chaque personne affiche Sa page et Son adresse, avec :
- Lui renvoyer sa page;
- Remplacer le lien : un nouveau lien et une nouvelle adresse. Les anciens cessent de fonctionner tout de suite, et la page lui est renvoyée;
- Retirer : sa page et son adresse cessent de fonctionner tout de suite. Ce qui est déjà dans sa demande ouverte arrive tout de même dans À valider, et son fournisseur reste dans vos livres.
Ce que fait la personne
Sa page s'ouvre sans mot de passe : quiconque a le lien peut ajouter des dépenses à son nom.
- Reçus : elle dépose une photo ou un fichier et indique comment elle l'a payé. Ma propre carte ou comptant l'ajoute à sa demande. Une carte de l'entreprise l'envoie dans la boîte de documents de l'entreprise, pour la comptabilité, sans remboursement. Une note est facultative.
- Un reçu arrivé par courriel et transféré à son adresse s'ajoute à sa demande.
- Kilométrage, si l'entreprise rembourse les déplacements en voiture : date, départ, arrivée, but du déplacement, distance aller seulement, et s'il s'agit d'un aller-retour.
- Mes dépenses liste ce qui n'est pas encore envoyé. Elle peut Retirer une ligne tant que la demande est ouverte, puis cliquer sur Envoyer pour approbation. Si elle oublie, une demande qui contient quelque chose part d'elle-même le 1er du mois.
Un reçu ne peut être réclamé qu'une fois. La personne reçoit un courriel quand sa demande est traitée, avec chaque ligne refusée et sa raison, puis un autre une fois remboursée. Elle peut désactiver ces deux courriels.
Kilométrage et cartes de l'entreprise
Chaque entreprise a ses propres réglages.
- Kilométrage : cliquez sur Modifier, cochez Rembourser les déplacements en voiture, puis réglez l'Unité (km ou mi), le Taux, un second taux facultatif au-delà d'un seuil annuel par personne, et le Compte de dépenses des déplacements. Le taux part de celui de votre article de kilométrage dans QuickBooks, sinon du taux officiel non imposable (ARC au Canada, IRS aux États-Unis). Vous pouvez payer moins. Sans kilométrage, les personnes ne voient pas d'onglet Kilométrage. Avec un second taux, le premier déplacement de l'année demande la distance que la personne a déjà parcourue pour le travail, pour que le seuil en tienne compte.
- Cartes de l'entreprise : les quatre derniers chiffres des cartes de l'entreprise, appris des reçus déjà classés sur ses dépenses. Vous pouvez en ajouter ou en retirer. Un reçu réclamé qui montre l'une de ces cartes est signalé.
Devises
Un reçu dans la devise de l'entreprise est remboursé tel quel. Un reçu dans une autre devise est remboursé au taux de la Banque du Canada à sa date, plus 2,5 % pour les frais de conversion qu'une carte facture. Quand la Banque ne publie aucun taux pour cette devise, vous saisissez le montant.
Examen et approbation
Une demande envoyée apparaît dans À valider sous le titre « Dépenses de » suivi du nom de la personne. Pour chaque ligne, choisissez Approuver, avec un Montant, un Compte et un Code de taxe, ou Refuser, avec une raison que la personne verra. Les comptes sont proposés à l'envoi de la demande, d'après le compte habituel du fournisseur et les règles de votre entreprise. Un reçu qui n'est pas un remboursement sort de la demande avec Pas un remboursement : déplacer vers Documents. Chaque ligne doit être tranchée avant Rendre la décision.
Les lignes approuvées deviennent une seule facture fournisseur au nom du fournisseur de la personne, datée du jour de l'envoi de la demande et numérotée d'après elle (EXP- suivi de huit caractères), une ligne par dépense approuvée, avant taxes. Les reçus sont joints à cette facture. Si vous refusez toutes les lignes, aucune facture n'est créée.
Des avertissements s'affichent sur une ligne, sans jamais la refuser :
- une dépense du même montant, à trois jours près, est déjà dans les livres (peut-être payée avec une carte de l'entreprise);
- un reçu du même fournisseur, du même jour et du même montant a déjà été réclamé;
- le reçu montre l'une des cartes de votre entreprise;
- un reçu canadien de 30 $ ou plus qui facture des taxes n'affiche aucun numéro de TPS/TVH ou de TVQ, et le crédit de taxe pourrait être refusé;
- aucun de vos codes de taxe ne correspond aux taxes du reçu;
- le reçu est encore en lecture, ou n'a pas de taux de change.
États des demandes
La liste Demandes affiche chaque demande comme Ouverte, À valider, En cours d'écriture, À rembourser ou Refusée, avec un lien vers sa facture fournisseur. Vous remboursez la personne comme d'habitude. Dès que le solde de la facture est à zéro dans QuickBooks, la demande affiche Remboursée et la personne en est avisée.