Caribooks vous écrit quand quelque chose vous attend dans une entreprise : un changement à valider, un changement qui n'a pas pu être fait, un fournisseur ou un document qui attend votre réponse. Quand rien ne vous attend, aucun courriel ne part. Vous réglez la fréquence dans Paramètres → Résumé par courriel.
Ce que contient le résumé
Un courriel par entreprise, dans votre langue. L'objet nomme l'entreprise et compte ce qui attend, par exemple « Caribooks : Atelier Nord, 3 à valider, 1 non fait ». Le courriel présente, dans cet ordre :
- À valider : les changements que vos boucles proposent, chacun avec son heure, qui attendent dans À valider.
- Pas pu : les changements qui ont échoué, avec la raison, et les questions qu'une boucle n'a pas pu régler seule.
- Fournisseurs : les fournisseurs qui demandent votre attention depuis le dernier courriel, avec la raison, comme « aucune boîte de courriel connectée » ou « son portail fournisseur ne fonctionne plus ». Voir Fournisseurs et boîtes courriel.
- Documents : le nombre de documents de la boîte de documents qui attendent votre réponse.
- Une ligne qui donne le nombre de changements faits par vos boucles d'elles-mêmes. Ceux que vous avez approuvés vous-même ne vous sont jamais répétés.
Le courriel se termine par un seul bouton : Voir et valider quand des changements attendent, Voir vos fournisseurs quand seuls des fournisseurs vous attendent, sinon Tout voir dans le portail.
Le résumé ne reprend jamais un lien copié d'un document ou d'une exécution. Une adresse Web venue d'un document s'affiche « (lien retiré) » : un lien d'hameçonnage caché dans une facture ne peut donc pas vous parvenir par un courriel de Caribooks. Chaque bouton mène au portail.
Quand il part
Le résumé part une fois par jour, tôt le matin (heure de l'Est), au plus une fois par entreprise par jour. Le premier résumé d'une nouvelle entreprise couvre la veille; les suivants couvrent tout ce qui s'est passé depuis le courriel précédent. Les changements toujours en attente y figurent, quel que soit leur âge.
Pour chaque entreprise, choisissez :
- Chaque jour où quelque chose vous attend (par défaut)
- Chaque lundi
- Seulement quand une facture ou un paiement attend
Quel que soit votre choix, une facture ou un paiement qui attend votre approbation part toujours dans le courriel du matin, parce que de l'argent en dépend.
Pour changer la fréquence, choisissez l'option à côté de l'entreprise et appuyez sur Enregistrer.
Qui le reçoit
La personne titulaire et chaque membre de l'équipe le reçoivent. Le réglage de chaque entreprise est commun : n'importe qui dans l'équipe peut le changer, et il change pour tout le monde.
Chaque personne peut arrêter le résumé pour elle-même. En haut de la page, « Ces résumés sont envoyés à » affiche votre adresse; appuyez sur Ne plus me les envoyer pour les arrêter pour toutes les entreprises, et sur Me les envoyer de nouveau pour revenir en arrière. Rien ne change pour vos collègues.
Les autres courriels de Caribooks
En plus du résumé, Caribooks envoie :
- Bienvenue, après votre première connexion, avec les deux étapes de configuration.
- Les conseils de démarrage, les premiers jours : un rappel pour connecter QuickBooks, pour ajouter Caribooks à votre assistant ou pour lui poser une première question; une courte liste de questions à poser à vos livres; et un mot de Xavier si aucune entreprise n'est connectée après quelques jours. Si votre premier lien de connexion a expiré sans servir, un rappel pour en demander un nouveau.
- Les courriels d'essai : un avertissement quelques jours avant la fin de l'essai, un avis à sa fin et, plus tard, l'offre d'un deuxième essai.
- Les avis de compte : un paiement qui n'est pas passé, une boîte de courriel que Caribooks ne peut plus lire, les invitations d'équipe et les réponses aux demandes d'accès.
Ces courriels vont à la personne titulaire, sauf l'avis sur une boîte de courriel, qui va à la personne qui l'a connectée. Les membres ne reçoivent jamais les conseils de démarrage ni les courriels d'essai.
Les conseils de démarrage s'arrêtent dès que vous vous abonnez. Pour les arrêter plus tôt, utilisez le lien au bas de l'un d'eux (« Pour ne plus recevoir ces conseils de démarrage ») et appuyez sur Me désabonner dans la page qui s'ouvre; le bouton de désabonnement de votre logiciel de courriel fait la même chose. Cela arrête les rappels, les mots de Xavier, les avertissements de fin d'essai et l'offre de deuxième essai. Les conseils ponctuels sur votre assistant, l'avis de fin d'essai et tous les avis de compte continuent d'arriver.
Le résumé par courriel est à part : seul Ne plus me les envoyer l'arrête.