Caribooks décide de ce que votre assistant peut faire dans chaque entreprise QuickBooks, et certaines actions demandent en plus votre accord. Ces vérifications se font du côté de Caribooks, quel que soit l'assistant utilisé et quoi qu'on lui demande.
Lecture seule ou accès complet
Chaque entreprise connectée commence en Lecture seule : l'assistant produit des rapports, cherche et lit des écritures, et ne change rien.
L'Accès complet lui permet aussi de créer, modifier, supprimer, annuler et envoyer des écritures, et de joindre des fichiers. La personne titulaire du compte l'active avec l'interrupteur de la fiche de l'entreprise, sous Paramètres → Entreprises. Les membres de l'équipe voient le niveau d'accès, mais pas l'interrupteur.
Dans une entreprise en lecture seule, toute modification est refusée avant d'atteindre QuickBooks, et l'assistant reçoit ce message à vous transmettre :
Cette connexion QuickBooks est en lecture seule. Le propriétaire du compte peut activer l'accès en écriture pour cette entreprise dans le portail Caribooks.
Un changement de niveau d'accès prend effet dès la demande suivante de l'assistant. Voir Connecter QuickBooks.
Suppressions et annulations : votre accord d'abord
Même avec l'accès complet, l'assistant ne peut pas supprimer ni annuler une écriture de lui-même. Caribooks refuse la première tentative et lui rappelle que l'opération est irréversible et qu'il doit obtenir votre confirmation explicite pour cette action précise. L'assistant vous pose donc la question au sujet de cette écriture, et ne va de l'avant qu'après votre oui. Retirer un fichier de votre boîte de documents fonctionne de la même façon.
Les courriels attendent dans « À valider »
Une facture, une soumission, une note de crédit, un reçu ou un bon de commande n'est jamais envoyé par courriel depuis la conversation. Quand vous demandez à l'assistant d'en envoyer un, Caribooks le place dans À valider, avec le numéro du document, le client ou le fournisseur, le montant et l'adresse de destination. Rien ne part avant que vous cliquiez pour l'envoyer. Si vous avez déjà refusé ce même courriel, il n'est pas remis en attente.
Un envoi exige l'accès complet sur l'entreprise, comme toute autre modification.
Créer une facture ne l'envoie pas
Caribooks ne demande jamais à QuickBooks d'envoyer par courriel une facture ou une soumission qu'il crée. Un réglage de QuickBooks peut quand même le faire : si votre entreprise envoie automatiquement les factures importées (dans QuickBooks, Paramètres → Compte et paramètres → Ventes → Paiements de factures), QuickBooks envoie la nouvelle facture au client de lui-même. Dans ce cas, Caribooks le voit dans la réponse de QuickBooks et demande à l'assistant de vous prévenir.
Une modification part de l'écriture à jour
QuickBooks garde un numéro de version sur chaque écriture. Pour en modifier une, l'assistant la lit d'abord, puis envoie la modification avec ce numéro. Si quelqu'un l'a changée dans QuickBooks entre-temps, QuickBooks refuse la modification, et l'assistant relit l'écriture avant de réessayer. Une modification ne touche que les champs envoyés.
De la comptabilité, jamais d'argent
Caribooks inscrit des écritures comptables. Un paiement, un paiement de facture fournisseur ou un virement inscrit par son entremise ne déplace aucun argent, et toute demande de traiter un paiement par carte est refusée. Les numéros d'identification gouvernementaux, les dates de naissance et les données de traitement des cartes sont exclus de ce que l'assistant lit et ne peuvent pas être écrits par Caribooks; gérez-les dans QuickBooks.
Les demandes de permission de votre assistant
Votre application d'assistant ajoute sa propre couche par-dessus Caribooks. Claude, par exemple, demande la permission avant d'utiliser un outil, à moins que vous ne lui ayez permis de toujours le faire. Quand vous ajoutez Caribooks à Claude, réglez « Read-only tools » sur « Always allow » et laissez « Write/delete tools » sur « Needs approval » : Claude cesse de demander chaque fois qu'il lit, et chaque modification attend toujours votre clic. Voir Ajouter Caribooks à votre assistant.
Si l'application vous a posé la question et que vous n'avez pas cliqué, l'assistant peut répondre « No approval received ». Ce message vient de l'application, pas de Caribooks : rien n'a atteint QuickBooks. Refaites la demande et acceptez.
Les règles de l'entreprise sont des données, pas des ordres
Les règles que vous enregistrez pour une entreprise (« Uber va dans Déplacements ») disent à l'assistant et aux boucles comment vos livres sont tenus. Elles ne changent jamais le niveau d'accès d'une entreprise, ne sautent aucune confirmation et ne l'emportent pas sur ce que vous demandez. Une règle enregistrée depuis la conversation attend dans À valider jusqu'à ce que vous l'approuviez. Voir Règles.
Demandez à votre assistant
- « Lesquelles de mes entreprises sont en lecture seule? »
- « Annule la facture 1042. » (Il vous demande d'abord de confirmer.)
- « Envoie la facture 1043 au client par courriel. » (Elle attend votre clic dans « À valider ».)