Caribooks relie vos livres QuickBooks en ligne à l'assistant IA que vous utilisez déjà : Claude, ChatGPT ou Microsoft Copilot. La configuration se fait une fois, dans le portail Caribooks. Ensuite, vous travaillez surtout dans l'assistant : vous lui parlez de vos livres en mots simples, il les lit, ou les modifie quand vous l'y autorisez.
Les trois éléments
- QuickBooks contient vos livres. Caribooks s'y connecte par l'autorisation d'Intuit et les lit ou les modifie par l'API de QuickBooks. Vos livres restent dans QuickBooks.
- Votre assistant est l'endroit où vous travaillez. Caribooks y ajoute un connecteur, avec des outils pour les rapports, les recherches, et pour créer, modifier ou envoyer des pièces.
- Le portail Caribooks (caribooks.com/portal) sert à connecter vos entreprises, déposer vos reçus, valider les changements et gérer votre compte.
La mise en route
Le portail s'ouvre sur Démarrage tant que votre assistant n'a pas encore accédé à vos livres. La page vous guide en cinq étapes :
- Le principe de Caribooks.
- La connexion de votre entreprise QuickBooks. Voir Connecter QuickBooks.
- Le choix de votre assistant, et l'ajout de Caribooks. Voir Ajouter Caribooks à votre assistant.
- Votre première question. La page change d'elle-même dès que l'assistant ouvre vos livres.
- C'est parti. Le portail s'ouvre ensuite sur Documents.
Il vous faut d'abord un compte Caribooks. Voir Compte et connexion.
Ce que l'assistant peut faire
Chaque entreprise commence en lecture seule : l'assistant peut produire des rapports et consulter vos pièces, mais il ne change rien. La personne titulaire du compte peut activer l'Accès complet d'une entreprise sous Paramètres → Entreprises. L'assistant peut alors aussi créer et modifier des pièces. Pour supprimer ou annuler une pièce, il lui faut toujours votre accord explicite dans la conversation, et un courriel à un client attend dans À valider jusqu'à ce que vous cliquiez pour l'envoyer. Voir Ce que votre assistant peut faire et Accès et confirmations.
Les pages du portail
Le menu de gauche (le bouton Menu sur un téléphone) regroupe les pages en trois parties.
Connecteur
- Démarrage : les cinq étapes de mise en route.
- Documents : votre boîte de documents. Déposez-y reçus, factures de fournisseurs et relevés, ou envoyez-les par courriel à l'adresse de la boîte. Votre assistant les y trouve et peut les joindre à leurs transactions dans QuickBooks. Voir Boîte de documents.
Autopilote
- À valider : les changements qui attendent votre accord, qu'ils viennent des boucles de l'Autopilote ou de courriels que vous avez demandé à votre assistant d'envoyer. Voir Approbations.
- Boucles : les tâches récurrentes que l'Autopilote exécute. Voir Boucles.
- Règles : ce que les boucles suivent pour chaque entreprise. Voir Règles.
- Fournisseurs : la provenance des factures de chaque fournisseur, y compris les boîtes courriel que vous connectez. Voir Fournisseurs et boîtes courriel.
- Comptes de dépenses : les dépenses que vos employés ont payées eux-mêmes et se font rembourser. Voir Comptes de dépenses.
Paramètres
- Entreprises : vos entreprises QuickBooks connectées et leur accès.
- Assistant IA : les boutons et les adresses pour ajouter Caribooks à un assistant.
- Résumé par courriel : la fréquence à laquelle Caribooks vous écrit. Voir Résumé par courriel.
- Équipe : les collègues qui travaillent dans le compte. Voir Équipe.
- Abonnement : votre forfait et le réglage de chaque entreprise. Voir Forfaits et facturation.
- Parrainage : votre lien de parrainage. Voir Parrainage.
Si plusieurs entreprises sont connectées, un sélecteur Entreprise apparaît en haut du menu (en haut de la page sur un téléphone). Choisissez-en une pour ne voir que ses documents, ses changements à valider et ses boucles, ou Toutes les entreprises.
Le bouton Aide, en bas à droite de chaque page du portail, envoie un message au soutien. La réponse arrive par courriel.
Connecteur et Autopilote
Chaque entreprise connectée a l'un de trois réglages, choisis dans la page Abonnement :
- Connecteur : votre assistant travaille dans les livres de l'entreprise quand vous le lui demandez.
- Autopilote : le connecteur, plus le travail qui se fait seul. Des boucles s'exécutent selon un horaire ou à l'arrivée d'un document, par exemple pour joindre les reçus. L'Autopilote commence par proposer : chaque changement attend dans À valider jusqu'à ce que vous l'approuviez. Voir Autopilote.
- Inactive : l'entreprise reste connectée et ne coûte rien, mais l'assistant et les boucles ne peuvent pas l'utiliser. Ses documents arrivent quand même dans la boîte de documents et y attendent.
Avec une seule entreprise, vous choisissez entre Connecteur et Autopilote. Les prix sont sur la page des tarifs.
L'essai
L'essai dure 14 jours, ou 30 jours si vous vous êtes inscrit par le lien de parrainage de quelqu'un. Il commence à la connexion de votre première entreprise QuickBooks, pas à la création du compte. Pendant l'essai, tout est ouvert : le connecteur et l'Autopilote sur chaque entreprise connectée. Aucune carte n'est demandée et rien n'est facturé. Si vous vous abonnez avant la fin, vous en gardez le reste : l'Autopilote reste actif sur chaque entreprise jusqu'au dernier jour de l'essai.
À la fin de l'essai, l'accès à QuickBooks s'arrête jusqu'à ce que vous choisissiez un forfait dans la page Abonnement. Votre assistant reçoit alors, au lieu d'une réponse, un message qui dit que l'essai est terminé.
Demandez à votre assistant
- « Quelles factures sont en retard, et pour combien? »
- « Quel est mon état des résultats ce mois-ci, comparé au mois dernier? »
- « Quelles dépenses de ce mois-ci n'ont pas de reçu joint? »