L'Autopilote, c'est la partie de Caribooks qui travaille quand vous ne demandez rien. Vous décrivez une tâche récurrente en une phrase, Caribooks en fait une boucle, et la boucle lit vos livres et vos documents selon son horaire, puis propose les changements. C'est vous qui décidez ce qui entre dans QuickBooks.
Ses pages sont regroupées sous Autopilote dans le menu du portail : À valider, Boucles, Règles, Fournisseurs et Comptes de dépenses.
Quelles entreprises sont sur Autopilote
Dans Paramètres → Abonnement, chaque entreprise connectée est Inactive, sur le Connecteur ou sur l'Autopilote. L'Autopilote comprend le connecteur. Une entreprise inactive reste connectée et ne coûte rien, mais ni votre assistant ni vos boucles ne peuvent l'utiliser.
- Pendant l'essai, chaque entreprise connectée a l'Autopilote, sauf si vous l'avez rendue inactive. Si vous vous abonnez avant la fin de l'essai, c'est le cas jusqu'à son dernier jour, quel que soit votre forfait.
- Après l'essai, les boucles d'une entreprise ne s'exécutent que si elle est sur Autopilote et que votre abonnement paie pour chaque entreprise sur Autopilote. Les forfaits couvrent 1, 5, 10 ou 25 entreprises; voyez la page des tarifs et Forfaits et facturation.
- Écrire une boucle ne coûte rien. Sur une entreprise sans Autopilote, la boucle est conservée, mais vous ne pouvez pas la mettre en marche, et la page Boucles indique L'Autopilote est désactivé pour cette entreprise. Enregistrer une règle exige aussi l'Autopilote; en retirer une, non.
Démarrer l'Autopilote
Tant que les deux étapes ne sont pas faites, la page Boucles s'ouvre sur Démarrer l'Autopilote :
- Ajoutez une boucle qui fait le travail voulu. Écrivez votre propre phrase ou prenez-en une dans la bibliothèque.
- Connectez la boîte de courriel où arrivent vos factures. Caribooks dépose les factures de chaque fournisseur dans la boîte de documents, et les boucles les joignent. Les boîtes Outlook (Microsoft 365) se connectent dès maintenant; Gmail arrive bientôt.
Aperçu : chaque nouvelle boucle demande d'abord
Une nouvelle boucle commence en aperçu : elle ne change rien d'elle-même dans QuickBooks, et chaque changement vous attend sous À valider. Sur sa fiche, l'interrupteur Me demander avant chaque changement est activé.
Après trois exécutions de suite où vous avez approuvé ce qu'elle proposait sans rien refuser, la fiche demande Laisser cette boucle agir seule? Rien ne change tant que vous n'appuyez pas sur La laisser agir. La sortie de l'aperçu n'est jamais automatique, et vous pouvez réactiver l'interrupteur en tout temps.
Hors aperçu, une boucle fait elle-même les changements à faible risque : joindre un document, assigner une classe ou un client sur une ligne, et déplacer une dépense vers un autre compte quand une de vos règles couvre ce déplacement. Si un tel changement va plus loin que reclasser les lignes, il vous attend.
Par défaut, les factures fournisseurs, les écritures de journal, les paiements et les règles attendent votre approbation. Les courriels, les suppressions et les annulations attendent toujours. Le résumé de chaque fiche dit ce que la boucle fait seule et ce qu'elle demande d'abord, et chaque changement qu'elle fait seule figure sous À valider avec son bouton Annuler.
Ce qu'une exécution ne fait jamais
- Envoyer un courriel, supprimer ou annuler quoi que ce soit, ou mettre une règle en vigueur sans votre clic.
- Toucher un document qui appartient à une autre de vos entreprises, ou en jeter un.
- Modifier une entreprise en lecture seule (Accès et confirmations).
- Proposer de nouveau un changement que vous avez refusé.
Une exécution qui atteint son plafond de changements s'arrête et s'affiche En pause.
Comment une boucle règle les documents
Une boucle qui travaille sur la boîte de documents règle chaque document sans rien vous demander à son sujet. Classer un document ne change rien dans QuickBooks, alors une exécution le fait même en aperçu. Un document est :
- joint à la dépense ou à la facture fournisseur qu'il justifie, jamais en deuxième copie sur une transaction qui en a déjà une;
- porté par une nouvelle facture fournisseur quand c'est une facture à payer et que la boucle saisit les factures (la saisie vous attend sous À valider);
- en attente de sa transaction quand il est payé, mais que la transaction de la carte ou de la banque n'est pas encore dans QuickBooks; les exécutions suivantes regardent de nouveau;
- hors de vos comptes quand il est payé et que chaque compte de carte et de banque utilisé est à jour au moins une semaine après sa date, sans cette transaction; il reste dans la boîte au cas où la transaction arriverait en retard;
- payé par un crédit du fournisseur, gardé comme référence;
- déjà dans les livres, archivé comme copie que vous pouvez récupérer depuis la page Documents;
- un relevé, classé par mois, ou une référence, comme un contrat.
Avant qu'une facture fournisseur vous soit proposée, Caribooks la cherche dans les livres (même fournisseur et même numéro, ou même total à une semaine près) et l'écarte si elle y est déjà. Aucune facture n'est proposée pour un fournisseur que l'entreprise a seulement payé à l'achat depuis un an, sauf si une règle sur ce fournisseur dit le contraire. Une facture fournisseur nomme toujours son fournisseur : un fournisseur déjà dans vos livres, ou un nouveau au nom inscrit sur la facture, créé quand vous approuvez la facture. Aucune facture n'est proposée pour un nom qui appartient à un client ou à un employé, puisque QuickBooks réserve chaque nom à un seul d'entre eux. Voyez Boîte à documents.
Le résumé par courriel
Quand quelque chose vous attend, Caribooks envoie un résumé par entreprise : les changements à valider, ceux qui n'ont pas pu être faits, les questions d'une exécution, et une ligne sur ce que vos boucles ont fait d'elles-mêmes. Son bouton ouvre À valider. Voyez Résumé par courriel.
Quelle IA lit vos livres
Les boucles, et l'étape qui transforme votre phrase en boucle, utilisent un modèle ouvert, chez des hébergeurs qui ne conservent rien et n'entraînent aucun modèle avec vos données. Votre assistant (Claude, ChatGPT ou Copilot) n'y joue aucun rôle. Le modèle reçoit les transactions et les documents qu'une exécution examine, vos règles et vos instructions. La page de confidentialité nomme le modèle et chaque hébergeur.
Demandez à votre assistant
- « Chaque lundi, joins les reçus de ma boîte de documents aux dépenses qu'ils justifient. »
- « Qu'est-ce que mes boucles attendent de moi? »
- « Retiens que les courses Uber vont dans Déplacements, pas dans Repas. »