Ce que votre assistant peut faire

Une fois Caribooks ajouté à Claude, à ChatGPT ou à Microsoft Copilot, votre assistant lit vos livres QuickBooks Online et les modifie dans les entreprises où vous le permettez. Vous lui parlez en mots simples, en français ou en anglais, et il choisit lui-même les outils.

La lecture est toujours permise. Les modifications exigent l'accès complet sur l'entreprise, et les suppressions, annulations et envois par courriel demandent en plus votre accord. Voir Accès et confirmations.

Plusieurs entreprises

L'assistant commence par dresser la liste de vos entreprises connectées et de leurs niveaux d'accès avec list_connected_companies. S'il y en a plusieurs, il nomme l'entreprise à chaque demande : précisez donc laquelle vous visez (« pour Atelier Nord, … »). Une entreprise rendue Inactive dans Abonnement reste dans la liste, marquée comme telle, et ne peut pas servir tant que vous ne la réactivez pas.

Rapports

L'assistant produit les rapports de QuickBooks pour n'importe quelle période, selon la comptabilité de caisse ou d'exercice, avec des colonnes par mois, trimestre, classe, service, client ou fournisseur quand le rapport le permet.

• États financiers : état des résultats (sommaire et détaillé), bilan (standard, détaillé et sommaire), flux de trésorerie, balance de vérification, grand livre, journal, liste des comptes.
• Ventes et clients : ventes par client, par article, par classe et par service, revenus par client, soldes des clients (sommaire et détaillé), âge des comptes clients (sommaire et détaillé), factures ouvertes.
• Dépenses et fournisseurs : dépenses par fournisseur, soldes des fournisseurs (sommaire et détaillé), âge des comptes fournisseurs (sommaire et détaillé).
• Transactions : liste des transactions, par client, par fournisseur et avec ventilation, détail des transactions par compte.
• Taxes et budget : le sommaire des taxes, un rapport par agence fiscale (TPS/TVH, TVQ et autres), et le budget comparé au réel.
• Stocks : évaluation des stocks (sommaire et détaillée) et feuille d'inventaire physique.

Chercher et lire n'importe quelle écriture

L'assistant peut chercher et lire tous les types d'écritures que QuickBooks ouvre aux applications : transactions (factures, factures fournisseurs, dépenses, paiements, dépôts, virements, écritures de journal, soumissions, bons de commande, reçus, notes de crédit), listes (clients, fournisseurs, employés, articles, comptes, classes, services, modalités), codes, taux et agences de taxes, budgets, transactions récurrentes, pièces jointes, renseignements et préférences de l'entreprise.

Une recherche renvoie une page d'au plus 1 000 écritures, raccourcie quand elle est trop longue pour la réponse : précisez donc une période ou un client pour les questions larges. L'assistant peut aussi lister tout ce qui a été créé, modifié ou supprimé depuis une date, jusqu'à 30 jours en arrière.

Créer, modifier, supprimer, annuler et envoyer

Avec l'accès complet, l'assistant peut créer et modifier la plupart de ces écritures. Il peut aussi :

• supprimer des transactions comme des factures, des factures fournisseurs, des dépenses ou des écritures de journal, une fois que vous avez confirmé. Les entrées de liste (clients, fournisseurs, articles, comptes) ne peuvent pas être supprimées dans QuickBooks : l'assistant les rend inactives;
• annuler une facture, un paiement, un reçu de vente ou un paiement de facture fournisseur, une fois que vous avez confirmé. L'écriture garde son numéro, et ses montants passent à zéro;
• envoyer par courriel une facture, une soumission, une note de crédit, un reçu de paiement, un reçu de vente, un reçu de remboursement ou un bon de commande. Le courriel attend dans À valider jusqu'à ce que vous cliquiez pour l'envoyer.

Un paiement, un paiement de facture fournisseur ou un virement inscrit par Caribooks ne déplace aucun argent, et Caribooks ne traite jamais de paiement par carte.

Reçus et pièces jointes

• find_expenses_without_attachments liste les dépenses et factures fournisseurs sans document joint, des plus récentes aux plus anciennes. Les dépenses que vous avez marquées comme sans reçu en sont exclues.
• list_receipt_inbox liste les fichiers de votre boîte de documents, avec le fournisseur, la date, le numéro et le total lus sur chacun, et permet de les chercher.
• attach_file joint un fichier original à une transaction : un fichier de la boîte de documents, ou un fichier joint à la conversation dans ChatGPT. PDF, images, feuilles de calcul, CSV et fichiers Word, jusqu'à 20 Mo. Si la transaction a déjà un document, l'assistant vous demande avant d'en ajouter un deuxième.
• attach_receipt transforme le texte d'un reçu, comme le corps d'un courriel, en PDF marqué comme transcription, seulement si vous en demandez une.
• discard_inbox_file retire un fichier de la boîte de documents, une fois que vous avez confirmé.

Joindre un fichier exige l'accès complet.

Règles de l'entreprise

Les règles disent comment vos livres sont tenus : « Uber va dans Déplacements », « ce fournisseur facture chaque mois ». Elles font partie de l'Autopilote.

• remember_rule en enregistre une dans une entreprise où l'Autopilote est activé. Elle attend dans À valider et s'applique dès que vous l'approuvez.
• list_rules affiche les règles en vigueur et celles qui attendent.
• retire_rule retire une règle en vigueur.

Voir Règles.

Des boucles à partir de la conversation

Le travail qui revient peut devenir une boucle que Caribooks exécute selon un horaire, ou à l'arrivée de documents. Voir Boucles.

• create_task transforme votre phrase en boucle en pause, dans votre langue, sans rien écrire dans QuickBooks. Son démarrage attend dans À valider, ou vous demandez à l'assistant de la démarrer.
• activate_loop démarre une boucle une fois que vous avez lu ce qu'elle fera. Les boucles s'exécutent dans les entreprises où l'Autopilote est activé.
• list_loops et list_proposals affichent vos boucles et ce qu'elles proposent, ont fait ou n'ont pas réussi à faire. L'assistant ne peut rien approuver : cela reste un clic dans À valider.

L'adresse pour Microsoft Copilot

Claude et ChatGPT utilisent l'adresse complète, https://caribooks.com/api/mcp, où chaque opération sur chaque type d'écriture est un outil distinct. Copilot Studio limite le nombre d'outils par serveur; Copilot utilise donc https://caribooks.com/api/mcp/compact, qui regroupe les mêmes opérations en 23 outils, le type d'écriture devenant un choix dans chacun. Les deux adresses se trouvent sous Paramètres → Assistant IA. Voir Ajouter Caribooks à votre assistant.

Demandez à votre assistant

• « Montre-moi l'état des résultats du dernier trimestre, par mois, comparé au même trimestre l'an dernier. »
• « Quelles dépenses depuis janvier n'ont pas de reçu? Joins celles qui attendent dans ma boîte de documents. »
• « Chaque lundi, vérifie les factures fournisseurs qui viennent à échéance dans la semaine et fais-m'en la liste. »