Demander à votre client envoie à la personne derrière une entreprise un seul courriel qui liste les dépenses encore sans reçu dans QuickBooks, avec un bouton pour déposer tout ce qu'elle a. Ce qu'elle envoie arrive dans la boîte à documents de cette entreprise, prêt à joindre.
Où le trouver
Ouvrez Documents. Dans un compte qui a plusieurs entreprises, choisissez d'abord l'entreprise dans la liste Entreprise en haut du portail : le panneau travaille une entreprise à la fois. Avec une seule entreprise, il est déjà là. Cliquez sur Demander à votre client pour l'ouvrir.
Le configurer
- Entrez le Courriel du client et la Langue du courriel, français ou anglais.
- Vérifiez De la part de et Réponses à. Le courriel s'affiche comme venant de « votre nom via Caribooks ». Une réponse va à l'adresse de Réponses à, et cette adresse reçoit une copie de chaque courriel envoyé.
- Choisissez le début de la liste dans Demander les reçus depuis : La fermeture des livres (la date de fermeture inscrite dans QuickBooks; sans elle, le début de l'exercice), Le début de l'exercice, 90 jours, Toujours, ou Une date… de votre choix. Le menu affiche le jour que représente chaque choix.
- Avec l'Autopilote, choisissez un Envoi automatique si vous voulez qu'il parte sans vous (voir plus bas).
- Cliquez sur Suivant. Les réglages sont gardés pour cette entreprise, et Caribooks lit QuickBooks.
Vérifier la liste
La liste contient les achats et les factures d'achat depuis le début choisi qui n'ont aucune pièce jointe dans QuickBooks, des plus anciens aux plus récents. N'y figurent pas :
- les dépenses inscrites seulement à des comptes de banque, de carte de crédit, d'emprunt, de fournisseurs, de clients, de capitaux propres ou de revenus, qui sont de l'argent déplacé plutôt que dépensé;
- les dépenses inscrites seulement aux frais bancaires, à la paie, aux intérêts ou à l'amortissement, pour lesquels aucun fournisseur ne donne de reçu;
- les dépenses marquées sans reçu;
- les dépenses qu'un document déjà dans la boîte couvre, qu'il reste seulement à joindre.
Décochez une ligne que vous ne demanderez pas à ce client. Elle reste décochée pour cette entreprise la fois suivante, et votre assistant la compte toujours comme manquante. Modifier revient aux réglages.
Si des documents de la boîte attendent encore votre attention, le panneau le dit et y mène : les joindre d'abord raccourcit la liste. Il ne vous empêche pas d'envoyer.
Envoyer
Envoyer maintenant envoie le courriel tout de suite. Un seul courriel par jour peut partir pour chaque entreprise; un deuxième essai le même jour affiche Déjà envoyé aujourd'hui. Quand rien ne manque, rien n'est envoyé. Le panneau affiche ensuite le dernier envoi : sa date, l'adresse et le nombre de reçus demandés.
Le courriel liste jusqu'à 50 dépenses, des plus anciennes aux plus récentes, chacune avec sa date, son fournisseur et son montant, et précise qu'il en reste d'autres pour une prochaine fois. Son bouton ouvre le lien de dépôt de l'entreprise, où le client ajoute ses fichiers sans compte ni mot de passe. Il donne aussi l'adresse de réception de l'entreprise, pour transférer les courriels qui contenaient les reçus. Dans un compte d'une seule entreprise, ce sont le lien et l'adresse du compte. Voyez Adresses de réception et liens de dépôt.
Le client n'a rien à trier ni à renommer. Ses fichiers arrivent dans la boîte de l'entreprise : votre assistant les joint quand vous le demandez, ou une boucle le fait avec l'Autopilote.
Envoi automatique, avec l'Autopilote
Pour une entreprise avec l'Autopilote, Envoi automatique propose Chaque lundi ou Chaque mois, le 2, à 9 h. La liste est relue à chaque envoi : un reçu joint depuis le dernier courriel n'est plus dans le suivant, et rien ne part quand rien ne manque. Avec le Connecteur, le choix est affiché mais grisé, avec Activer l'Autopilote.
Quand le client demande d'arrêter
Chaque courriel a, au bas, un lien pour arrêter ces rappels, que les applications de courriel affichent comme leur bouton de désabonnement. Ouvrir le lien affiche seulement une page; le client y confirme. Vous recevez un courriel aussitôt, et le panneau affiche la date. Plus rien n'est envoyé à ce client pour cette entreprise. Pour réactiver les rappels avec son accord, écrivez à support@caribooks.com.
Demandez à votre assistant
Une fois les fichiers arrivés, votre assistant peut les joindre :
- « Quelles dépenses depuis le 1er septembre ont un document correspondant dans la boîte? Joins-les. »
- « Liste les achats d'Atelier Nord qui n'ont toujours pas de reçu, les plus gros d'abord. »