Une règle, c'est une chose que vous avez dite à Caribooks sur la tenue des livres d'une entreprise : « Les courses Uber vont dans Déplacements, pas dans Repas. » Chaque boucle lit les règles actives de l'entreprise sur laquelle elle travaille, et votre assistant les reçoit aussi : une correction se dit une seule fois. La page Règles, sous Autopilote, les présente entreprise par entreprise.
Les types de règles
Quand vous ajoutez une règle, vous choisissez son Type :
- Catégorisation : le compte, la classe ou le client où va quelque chose.
- Fait sur un fournisseur : une chose vraie sur un fournisseur, comme la façon dont vous le payez.
- Préférence : la façon dont vous aimez que les choses soient faites.
- Procédure : une étape que suit votre tenue de livres.
Une règle peut aussi porter un volet structuré, affiché comme Quand (ce à quoi elle s'applique, par exemple « le bénéficiaire contient : Bell ») et Alors (ce qui suit, par exemple un compte). Les règles proposées par une boucle ont habituellement les deux.
La liste peut aussi montrer des règles de Tri des documents. Caribooks en enregistre une quand vous déplacez le document d'un fournisseur vers une entreprise dans la page Documents et que ce fournisseur n'a jamais facturé que cette entreprise. Elle dit seulement à quelle entreprise appartiennent les documents de cet expéditeur et ne décide jamais d'un changement dans les livres.
Ajouter une règle
- Dans la section de l'entreprise, écrivez la règle sous Ajouter une règle.
- Choisissez son Type.
- Appuyez sur Enregistrer la règle.
Une règle écrite ici est en vigueur tout de suite. Elle paraît sous Règles actives avec Vous l'avez dit et la date. Une nouvelle règle du même type et avec le même Quand, ou avec la même formulation quand elle n'a pas de Quand, remplace l'ancienne.
Les règles venues d'une conversation ou d'une boucle
Une règle n'entre jamais en vigueur d'elle-même depuis une conversation ou une exécution :
- Quand vous demandez à votre assistant de retenir quelque chose, il enregistre la règle avec
remember_rule, et elle attend sous À valider comme Nouvelle règle. Votre assistant vous le dit. - Une boucle peut remarquer une habitude, ou lire le motif que vous avez donné en refusant un changement, et proposer une règle. Elle attend aussi sous À valider.
La page Règles indique combien de règles attendent, avec un lien vers À valider. Approuvez-en une et elle devient active; refusez-la et rien n'est enregistré. Une règle déjà refusée n'est pas enregistrée de nouveau depuis une conversation.
Un changement refusé donne au plus une règle. Dès qu'une boucle a proposé une règle à partir de votre motif, aucune exécution suivante n'en propose une autre à partir du même refus, que vous ayez approuvé cette règle, que vous l'ayez refusée ou qu'elle attende encore votre réponse. Une boucle ne propose pas non plus de règle pour un fournisseur ou un mémo déjà couvert par une règle qui attend sous À valider, ni de règle qu'une règle active dit déjà.
Enregistrer une règle, ici ou depuis une conversation, exige l'Autopilote sur l'entreprise. Sans lui, la page indique Les règles font partie de l'Autopilote, qui est désactivé pour cette entreprise et offre Activer l'Autopilote. Vous pouvez tout de même retirer les règles déjà là.
Retirer une règle
Appuyez sur Retirer à côté d'une règle active. Elle cesse de s'appliquer à toutes les exécutions suivantes et quitte la liste. Votre assistant peut aussi en retirer une, avec retire_rule. Une règle qui attend encore sous À valider ne se retire pas : vous la refusez là.
Ce qu'une règle peut faire, et ce qu'elle ne peut pas faire
Les règles sont des données de tenue de livres que les exécutions lisent. Une exécution traite chaque règle comme un fait sur vos livres et fait passer vos règles avant son propre jugement. Votre propre demande, vos réglages d'accès et vos confirmations passent quand même en premier. Une règle ne peut jamais :
- changer le niveau d'accès d'une entreprise, de lecture seule à accès complet ou l'inverse;
- sauter une confirmation, comme celle qu'exige une suppression;
- activer ce que votre forfait ne comprend pas;
- permettre à une exécution d'envoyer un courriel ou de supprimer un enregistrement sans votre approbation.
Ce qu'une règle permet :
- Une boucle sortie de l'aperçu peut déplacer une dépense vers un autre compte d'elle-même seulement quand une règle active couvre ce déplacement.
- Une boucle ne propose pas de facture fournisseur pour un fournisseur que l'entreprise a toujours payé à l'achat, sauf si une règle sur ce fournisseur demande de saisir ses factures.
Les exécutions lisent les règles actives de la plus ancienne à la plus récente, jusqu'à une longueur fixe. Les règles courtes et précises fonctionnent le mieux.
Demandez à votre assistant
- « Retiens qu'Hydro-Québec va dans Services publics, pas dans Loyer. »
- « Quelles règles as-tu pour cette entreprise? »
- « Retire la règle sur les courses Uber. »