La page Fournisseurs liste les fournisseurs des livres d'une entreprise et la provenance des factures de chacun. Caribooks cherche ces factures dans les boîtes de courriel et les portails fournisseurs que vous connectez, puis les dépose dans la boîte de documents. Il ne modifie jamais vos livres : une boucle ou votre assistant les joint.
La page Fournisseurs fait partie de l'Autopilote et sert les entreprises qu'il couvre, choisies sous Paramètres → Abonnement. Elle montre une entreprise à la fois; choisissez-la dans la liste Entreprise ou dans celle que la page propose.
Connecter une boîte de courriel
Les boîtes Outlook et Microsoft 365 se connectent dès aujourd'hui. Gmail suivra.
- Sous Ajouter une boîte, cliquez sur Connecter Outlook.
- Connectez-vous avec Microsoft et autorisez Caribooks à lire vos courriels. L'accès est en lecture seule, et Caribooks n'envoie jamais de courriel depuis votre compte.
- Si plus d'une entreprise est en Autopilote, cochez sous Entreprises celles que cette boîte sert et cliquez sur Enregistrer. Rien n'y est lu d'ici là. Avec une seule entreprise en Autopilote, elle est servie tout de suite.
Vous pouvez connecter plusieurs boîtes, chacune au service de ses entreprises. Une entreprise mise en Autopilote plus tard n'est servie qu'une fois cochée. Tout membre de l'équipe peut connecter une boîte; seuls la personne qui l'a connectée et le titulaire du compte peuvent en changer les entreprises ou la Déconnecter. La déconnexion arrête la lecture et efface ce qui y a été appris. Les documents déjà récupérés restent dans la boîte de documents.
Comment Caribooks apprend d'où viennent les factures
Caribooks ne cherche que les fournisseurs qui figurent dans les dépenses des entreprises des douze derniers mois. Pour chacun, il cherche le nom du fournisseur dans l'expéditeur et l'objet de vos messages, et ne retient que ceux qui ressemblent à un reçu, une facture, une commande ou un paiement. Un agent IA lit quelques-uns des messages les plus probables. Un expéditeur n'est retenu que si l'une de ses factures correspond au montant et à la date d'une dépense de ce fournisseur. Quand les courriels du fournisseur renvoient à une facture sur son site, Caribooks note plutôt le portail.
Une fois l'expéditeur connu, Caribooks récupère les factures de la dernière année pour les dépenses encore sans document, puis vérifie chaque matin s'il en arrive de nouvelles. Cette vérification du matin remonte aussi le temps pour une dépense inscrite après l'arrivée de sa facture. Une facture dans une autre devise correspond à une dépense inscrite au taux de la Banque du Canada du jour, avec une marge pour les frais de conversion d'une carte.
Ce qu'il trouve entre dans la boîte de documents avec la source Boîte de courriel : la facture jointe, ou le courriel lui-même en PDF quand c'est lui le reçu. Rien n'entre dans QuickBooks depuis une boîte de courriel. Quand un fournisseur facture plus d'une des entreprises qu'une boîte sert, ses factures restent à classer.
Si une trouvaille est erronée, ouvrez-la dans Documents et cliquez sur Pas une facture de {fournisseur}. Ce message ne sera plus jamais repris, et après deux réponses semblables Caribooks réapprend ce fournisseur. Après trois tentatives ratées pour un fournisseur, il s'arrête jusqu'à ce que vous lui demandiez de chercher de nouveau.
À faire et Pris en charge
- À faire : un fournisseur dont des dépenses n'ont pas de reçu et dont la provenance des factures est inconnue (aucune boîte connectée, rien de trouvé, un portail pas encore connecté ou qui ne fonctionne plus). Aussi, un fournisseur de provenance connue dont une dépense récente n'a toujours pas de reçu après dix jours, ou 30 jours pour un fournisseur dont vous transférez les factures.
- Pris en charge : ses factures arrivent, rien ne manque, ou vous avez indiqué qu'il n'en envoie pas. Ce groupe est replié; cliquez sur Afficher.
Une fois la provenance connue, les dépenses plus anciennes sont laissées à vos boucles; le fournisseur ne revient dans À faire que pour les dépenses inscrites depuis. Un reçu compte une fois joint à sa dépense dans QuickBooks.
Dire à Caribooks où sont les factures d'un fournisseur
Cliquez sur Provenance?, ou sur Modifier une fois la provenance connue :
- Ses factures sont dans un portail fournisseur, puis Connecter le portail.
- Je vais les transférer : la ligne affiche l'adresse où les transférer. Les boîtes de courriel continuent de chercher le fournisseur au cas où ses factures se mettraient à arriver par courriel.
- Aucun reçu pour ce fournisseur : il passe dans Pris en charge et n'est plus cherché.
- Ses factures viennent de… : une adresse complète, ou @ suivi du domaine du fournisseur. Un domaine public comme @gmail.com est refusé.
- Chercher de nouveau dans mes boîtes, ou Laisser Caribooks décider pour effacer votre réponse.
Chaque dépense listée sous un fournisseur dans À faire a ses deux réponses. Déposer le reçu ajoute le fichier à la boîte, rattaché à cette dépense, pour qu'une boucle le joigne sans chercher. Pas de reçu retire la dépense de la liste du fournisseur.
Portails fournisseurs
Certains fournisseurs gardent leurs factures derrière une connexion. Connecter le portail ouvre Configurer un portail fournisseur :
- Inscrivez le nom du fournisseur, un libellé de compte facultatif, sa page de connexion et l'entreprise où vont ses factures, puis cliquez sur Ajouter et continuer.
- Connectez-vous vous-même dans le navigateur hébergé, depuis un ordinateur. Vous y saisissez mots de passe et codes de vérification, et l'enregistrement est désactivé.
- Caribooks trouve la liste des factures, en télécharge une et vérifie les étapes. Vérifiez la facture et cliquez sur Terminer la configuration.
La récupération se fait quand vous le demandez, ou chaque semaine, mois, trimestre ou année à 7 h, heure de l'Est. Chaque récupération dépose jusqu'à 12 factures PDF téléchargeables dans la boîte de documents de l'entreprise, en ignorant celles déjà récupérées. Un portail ne crée ni ne paie jamais de facture fournisseur. Le menu Modifier de sa ligne offre Récupérer maintenant, Horaire de récupération et Déconnecter le portail; un portail en panne affiche Réparer le portail.
Demandez à votre assistant
- « Quelles dépenses n'ont toujours pas de reçu joint? »
- « Joins à leurs factures fournisseurs les factures que Caribooks a trouvées dans ma boîte de courriel. »