Un compte appartient à la personne qui l'a ouvert, appelée titulaire dans le portail. Dans Paramètres → Équipe, elle invite des collègues à y travailler avec leur propre connexion. Les membres voient les mêmes entreprises, documents, règles et approbations, et ajoutent Caribooks à leur propre assistant. Aucuns frais par personne.
Inviter un collègue
- Ouvrez Paramètres → Équipe.
- Sous Inviter un collègue, tapez son adresse courriel.
- Appuyez sur Envoyer l'invitation.
La personne reçoit un courriel avec un bouton Accepter l'invitation. Le lien fonctionne 14 jours, et seulement si elle se connecte avec l'adresse à laquelle il a été envoyé : quelqu'un qui ouvre un lien transféré avec une autre session doit se déconnecter, puis se connecter avec l'adresse invitée. Une nouvelle invitation à la même adresse remplace l'ancien lien.
Les invitations en cours figurent sous Invitations en attente, où Annuler l'invitation en retire une. Un compte peut envoyer 20 invitations par période de 24 heures.
Certaines invitations ne peuvent pas être acceptées :
- La personne travaille déjà dans un autre compte Caribooks. Elle doit d'abord le quitter, dans Paramètres → Équipe.
- Le propre compte Caribooks de la personne contient déjà des entreprises ou des documents. Les comptes ne sont jamais fusionnés automatiquement; elle écrit à support@caribooks.com et nous réglons la question avec elle.
Ce que les membres peuvent faire
Un membre travaille dans votre compte comme vous. Il peut :
- interroger son propre assistant sur chaque entreprise du compte, selon le niveau d'accès de chacune;
- connecter une entreprise QuickBooks, s'il reste de la place dans votre forfait;
- utiliser la boîte de documents, approuver ou refuser des changements dans À valider, et gérer les boucles et les règles;
- connecter sa propre boîte de courriel dans Fournisseurs, et modifier ou retirer les boîtes qu'il a connectées;
- choisir la fréquence du résumé par courriel de chaque entreprise, et l'arrêter pour lui-même (voir Résumé par courriel);
- partager le lien de parrainage du compte, dont les gains vont au compte.
Ce que seule la personne titulaire peut faire
- Changer ou annuler le forfait, mettre la carte à jour ou lancer un deuxième essai. Un membre qui ouvre Paramètres → Abonnement voit le forfait et « La facturation de ce compte est gérée par », suivi de votre adresse.
- Faire passer une entreprise de Lecture seule à Accès complet, ou la Déconnecter, dans Paramètres → Entreprises. Les membres y voient à qui s'adresser.
- Faire de la place dans le forfait pour une entreprise de plus. Un membre dont le forfait est plein est invité à vous le demander.
- Inviter, retirer et répondre aux demandes d'accès.
- Retirer une boîte de courriel connectée par quelqu'un d'autre.
Quand plusieurs personnes travaillent dans le compte, À valider indique qui a tranché chaque changement.
Retirer un membre
À côté de la personne, appuyez sur Retirer, puis confirmez. Son assistant perd aussitôt l'accès à vos entreprises. Sa connexion fonctionne toujours, mais elle ouvre un compte vide, le sien.
Un membre peut aussi partir : Quitter ce compte, au bas de la page Équipe. La personne et son assistant perdent aussitôt l'accès.
Les demandes d'accès
Une entreprise QuickBooks ne peut être connectée qu'à un seul compte Caribooks. Quand quelqu'un essaie de connecter une entreprise déjà dans votre compte, Caribooks l'arrête et lui montre la première lettre et le domaine de votre adresse. La personne peut appuyer sur Demander l'accès.
Vous recevez alors un courriel, et la demande apparaît sous Demandes d'accès dans la page Équipe, avec l'entreprise qu'elle a voulu connecter :
- Ajouter à l'équipe en fait un membre, avec le même accès qu'un collègue invité.
- Refuser décline la demande. Nous l'en informons par courriel, sans montrer votre adresse complète.
Si vous ne connaissez pas la personne, refusez. Une demande reste ouverte 14 jours. Comme pour les invitations, une personne dont le propre compte contient déjà des entreprises, des documents ou une équipe ne peut pas être ajoutée; elle est invitée à écrire au soutien.
Les personnes qui vous envoient seulement leurs dépenses, sans se connecter, relèvent des Comptes de dépenses, pas de la page Équipe.