Un prompt est une demande écrite au complet : ce qu'il faut tirer de QuickBooks, ce qu'il faut vérifier et comment présenter le résultat. Vous le copiez dans votre assistant, vous changez ce qu'il faut et vous l'envoyez. Chaque prompt ne demande que ce que les outils du connecteur Caribooks savent lire ou faire; il fonctionne donc de la même façon dans Claude, ChatGPT et Microsoft Copilot. Les prompts sont inclus dans tous les forfaits.
Où les trouver
Dans le portail, ouvrez Bibliothèque de prompts dans le menu de gauche. Chaque prompt montre son nom et ce qu'il donne; cliquez dessus, ou sur Voir le prompt, pour lire le prompt lui-même et le copier. Les mêmes prompts sont sur la page publique Bibliothèque de prompts, que tout le monde peut consulter.
Utiliser un prompt
- Cliquez sur Copier au-dessus du prompt.
- Collez-le dans une conversation où le connecteur Caribooks est actif.
- Vérifiez les parties surlignées (entreprise, mois, seuils, taxes de vente, fin d'exercice), changez ce que vous voulez, puis envoyez.
Dans le portail, chaque prompt est rempli pour l'entreprise choisie dans le menu Entreprise et pour le mois dernier, nommé au complet (« septembre 2026 »), et le rapport de gestion est rédigé dans la langue du portail. Avec Toutes les entreprises et plusieurs entreprises connectées, le prompt vise chacune de vos entreprises connectées, une page ou une liste par entreprise. Sur la page publique, les prompts visent chaque entreprise connectée et le mois dernier. Les seuils sont au départ de 20 % et 500 $ pour la fin de mois et la fin d'exercice, et de 30 jours pour les factures en retard.
Pour une entreprise, la déclaration de taxes de vente et la fin d'exercice sont aussi rédigées selon l'endroit où elle se trouve, d'après ses renseignements dans QuickBooks : une entreprise canadienne voit la taxe de sa province nommée (TPS/TVQ au Québec, TVH en Ontario et dans les provinces de l'Atlantique, TPS et TVP en Colombie-Britannique, au Manitoba et en Saskatchewan, TPS ailleurs), une entreprise américaine ses déclarations État par État, et la fin d'exercice nomme le dernier jour de son exercice (« 31 août 2026 »). Caribooks lit ces renseignements une seule fois par entreprise. Avec Toutes les entreprises, ou pour une entreprise hors du Canada et des États-Unis, ces deux prompts demandent à l'assistant de lire lui-même le pays et l'exercice de chaque entreprise. La période de la déclaration de taxes est au départ la dernière période de déclaration terminée : remplacez-la par votre trimestre ou votre mois avant d'envoyer.
Les prompts
Rapport de gestion. Une page par entreprise : le mois en trois lignes, l'état des résultats comparé au mois précédent et au même mois l'an dernier, dix indicateurs calculés à partir des totaux de QuickBooks tels quels (marges, croissance, encaisse, mois d'encaisse, délais de recouvrement et de paiement, ratio de liquidité générale, comptes clients de plus de 60 jours), les plus grosses factures en retard, ce qui a bougé et trois questions pour le propriétaire. Aucun compte n'est reclassé. Une fois la page à votre goût, demandez-la en PDF ou en Word.
Fin de mois. Une liste de vérification en dix points avant de fermer un mois : comptes non classés et d'attente, dépenses sans pièce justificative, doublons probables, paiements et crédits non appliqués, fonds non déposés, transactions récurrentes qui n'ont pas tourné, écritures de journal, postes qui ont bougé au-delà de votre seuil, entrées modifiées après la fin du mois, vieux comptes clients et fournisseurs, et transactions pas encore rapprochées. Elle se termine par des questions numérotées pour le propriétaire. Le rapprochement bancaire reste un écran de QuickBooks.
Tournée des fournisseurs. Les factures fournisseurs dues d'ici 14 et 30 jours contre le solde de chaque compte bancaire, les factures qui semblent anormales, celles sans document joint, et un lot de paiements proposé. Rien n'est inscrit avant que vous approuviez chaque ligne, et inscrire un paiement ne déplace pas d'argent : vous payez toujours à la banque.
Reçus manquants. Les dépenses du mois sans reçu, appariées aux fichiers de votre boîte à documents et à votre boîte courriel si elle est connectée dans la conversation, puis la liste de ce qui manque encore, prête à envoyer à la personne qui a payé.
Fournisseurs des dépenses. Les dépenses des douze derniers mois qui sont sans fournisseur, comme le flux bancaire les fait entrer, regroupées selon le marchand de leur libellé bancaire. Les virements, les paiements de prêt et de carte et les remises sont mis à part. Chaque groupe reçoit un fournisseur proposé, avec la raison; pour les groupes qui peuvent cacher plusieurs fournisseurs (un service de paiement qui facture pour d'autres, le service de paiement de factures de votre banque), une façon de les séparer est proposée. Rien ne change avant que vous approuviez chaque groupe; seul le fournisseur manquant est alors inscrit. Une fois nommés, ces fournisseurs figurent sur la page Fournisseurs.
Factures en retard. Les factures clients en souffrance, regroupées par client, avec un courriel de rappel rédigé pour chacun. Rien n'est envoyé : vous relisez les brouillons et les envoyez de votre propre courriel.
Déclaration de taxes de vente. Les chiffres de la déclaration tirés des rapports de taxes de QuickBooks (ventes, taxe perçue, taxe récupérée sur les achats, montant net à verser ou à recevoir), puis ce qu'il faut corriger avant de la produire : taxe récupérée sans pièce justificative, opérations sans code de taxe ou avec un code inhabituel, opérations modifiées après la fin de la période, et comptes de taxes comparés à vos déclarations précédentes. Au Canada, elle signale aussi une vente taxable codée exonérée et toute la taxe d'un repas demandée en crédit, alors que seule la moitié y donne droit. Aux États-Unis, elle procède État par État et dresse la liste des clients exonérés dont vous devriez avoir le certificat au dossier. Vous produisez la déclaration vous-même ou par votre comptable.
Fin d'exercice pour le comptable. Le dossier qu'un comptable demande à la fin de l'exercice : la balance de vérification, l'état des résultats et le bilan comparés à l'exercice précédent, les soldes bancaires, de cartes et de prêts avec ce qui n'est pas rapproché, les vieux comptes clients et fournisseurs, les achats qui pourraient être de l'équipement, et les opérations dans les comptes non classés. Au Canada, il ajoute les comptes d'actionnaire ou de propriétaire, les taxes de vente à payer comparées à vos déclarations et, s'il y a de la paie, les salaires de l'année pour les feuillets T4 (et les relevés 1 au Québec). Aux États-Unis, il ajoute les retraits et prêts des propriétaires, les fournisseurs qui pourraient devoir recevoir un formulaire 1099-NEC et la taxe de vente à payer. Il se termine par des questions pour votre comptable et pour vous. Demandez-le en PDF ou en Word pour l'envoyer.
Pour que le travail se fasse tout seul
Un prompt s'exécute quand vous l'envoyez. Cinq d'entre eux ont une boucle de l'Autopilote qui fait le même travail selon un horaire, et leur fiche y mène : la fin de mois (la boucle Fermeture de mois, chaque mois), les reçus manquants (Reçus et factures fournisseurs, chaque jour et quelques minutes après chaque dépôt), les fournisseurs des dépenses (Nommer le fournisseur des dépenses bancaires, chaque lundi), les factures en retard (Rappels de factures en retard, chaque lundi, pour que vous les approuviez) et la déclaration de taxes de vente (Vérification des taxes de vente, chaque mois). Voir Boucles.
L'adapter à votre façon de travailler
Un prompt est du texte : changez-le comme vous voulez. Ajoutez une comparaison au budget, retirez une section, demandez la présentation que vous envoyez déjà à vos clients. Quand une version vous convient, gardez-la à un endroit d'où vous pourrez la copier le mois suivant.
Ce qu'un prompt demande à Caribooks
Une entreprise connectée suffit pour le rapport de gestion, la fin de mois, les factures en retard, la déclaration de taxes de vente et la fin d'exercice, même en lecture seule. Inscrire les paiements de la tournée des fournisseurs, joindre des reçus et donner un fournisseur aux dépenses demandent l'accès complet, et l'assistant vous demande votre accord avant chaque changement. Voir Accès et confirmations.