Fonctionnalité · Connecteur et Autopilote

Vos reçus manquants, demandés en un courriel.

Fin de mois, et la même douzaine de dépenses n'a toujours pas de reçu. Vous les recopiez une à une dans un courriel, vous l'envoyez, et vous attendez. Caribooks tire cette liste de QuickBooks, l'envoie à votre client dans sa langue, et ce qu'il renvoie arrive dans le dossier de son entreprise.

Fonctionne avecQuickBooks
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Comment ça marche

  1. 01

    Choisissez le client et le départ

    Sur la page Documents, ouvrez « Demander à votre client » pour une entreprise. Entrez le courriel et la langue du client (français ou anglais), et le point de départ de la liste : la fermeture des livres, le début de l'exercice, il y a 90 jours, une date de votre choix, ou le tout début.

  2. 02

    Vérifiez la liste

    Caribooks liste les achats et les factures d'achat sans pièce jointe dans QuickBooks, des plus anciens aux plus récents. Les virements, les paiements de carte, la paie, les intérêts et les frais bancaires n'y figurent pas, pas plus que les dépenses marquées sans reçu et celles qu'un document de la boîte couvre déjà. Une ligne décochée le reste pour ce client.

  3. 03

    Envoyez, et les fichiers reviennent

    Le courriel part à votre nom via Caribooks, et les réponses et une copie vous reviennent. Votre client dépose tout par le lien de l'entreprise, ou transfère ses courriels à son adresse, sans rien trier. Les fichiers arrivent dans la boîte de cette entreprise : votre assistant les joint quand vous le demandez, ou une boucle de l'Autopilote propose chacun dans « À valider ».

Avant l'envoi : décochez ce que vous ne demanderez pas à ce client.
Le lien et l'adresse de l'entreprise, ceux que le courriel donne à votre client.

Ce que ça fait

  • Tire la liste de QuickBooks à chaque envoi : un reçu joint depuis le dernier courriel n'est plus dans le suivant.
  • Écrit le courriel en français ou en anglais, selon ce que vous choisissez pour ce client.
  • Liste jusqu'à 50 dépenses, des plus anciennes aux plus récentes, et garde les autres pour le prochain courriel.
  • Met un lien d'arrêt dans chaque courriel. Si votre client s'en sert, vous recevez un courriel aussitôt.
  • Avec l'Autopilote, envoie le courriel de lui-même chaque lundi ou le 2 de chaque mois, à 9 h.

Ce que ça ne fait pas

  • Envoyer quoi que ce soit quand rien ne manque.
  • Donner à votre client un accès, un portail ou une vue sur ses livres.
  • Demander à votre client d'associer un fichier à une dépense. Il dépose; le tri et les pièces jointes restent de votre côté.
  • Envoyer plus d'une fois par jour pour la même entreprise.

→ La marche à suivre, dans le centre d'aide : Demander les reçus manquants à votre client

Dans quel forfait

« Envoyer maintenant » vient avec le Connecteur. Le courriel hebdomadaire ou mensuel qui part de lui-même vient avec l'Autopilote.

Connecteur

Dès 39 $ CA / mois

Une entreprise; jusqu'à 25 avec les plus grands forfaits.

Autopilote

Dès 149 $ CA / mois

Une entreprise, Connecteur compris.

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Questions

Mon client a-t-il besoin d'un compte Caribooks?

Non. Le lien de dépôt s'ouvre sans compte ni mot de passe, et le transfert à l'adresse de l'entreprise fonctionne depuis n'importe quelle boîte de courriel.

Quelles dépenses se retrouvent dans la liste?

Les achats et les factures d'achat depuis le départ choisi, sans document joint dans QuickBooks. Une dépense inscrite seulement à des comptes de banque, de carte, d'emprunt ou de capitaux propres, à la paie, aux intérêts, aux frais bancaires ou à l'amortissement n'y figure pas, pas plus que les dépenses marquées sans reçu, les lignes décochées et les dépenses qu'un document de la boîte couvre déjà.

Et une dépense qui n'a vraiment pas de reçu?

Décochez-la. Elle n'est plus demandée à votre client, et votre assistant la compte toujours comme manquante.

Mon client peut-il arrêter les courriels?

Oui, par le lien au bas de chacun, ou le bouton de désabonnement de son application de courriel. Vous en êtes avisé aussitôt : un silence ne passe jamais pour une panne. Pour les réactiver avec son accord, écrivez à support@caribooks.com.

De qui vient le courriel?

Du nom que vous choisissez, affiché « Votre nom via Caribooks ». Une réponse vous arrive directement, et vous recevez une copie de chaque courriel envoyé.

Essayez-le sur vos propres livres.

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