Fonctionnalité · Connecteur et Autopilote

Chaque dépense, avec son reçu.

Fin d'année, vérification ou simple dossier propre : chaque dépense a besoin de son reçu, et les vôtres sont éparpillés entre vos courriels, votre téléphone et quelques sites de fournisseurs. Caribooks liste les dépenses qui n'en ont pas, réunit les reçus dans une boîte, et joint chacun à sa transaction dans QuickBooks.

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Quelles dépenses depuis janvier n'ont aucun reçu joint?

47 achats et factures d'achat n'ont rien de joint, 8 914,22 $ en tout. Les plus gros :

Adobe · 12 sept.824,83 $
Air Canada · 2 août612,40 $
Bureau en Gros · 19 juil.389,10 $

Douze des 47 ont un fichier correspondant dans votre boîte de documents. Je joins ces douze-là?

Oui, joins-les.

✓ Douze reçus joints dans QuickBooks.

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Comment ça marche

  1. 01

    Voyez ce qui manque

    Demandez à votre assistant, ou ouvrez la page Fournisseurs avec l'Autopilote. Caribooks compare chaque achat et chaque facture d'achat aux documents joints dans QuickBooks et liste ceux qui n'en ont aucun. Un achat que vous marquez sans reçu quitte la liste.

  2. 02

    Réunissez les reçus au même endroit

    Transférez-les à l'adresse courriel de votre boîte, créez une règle de transfert dans votre boîte de courriel, ou photographiez-les avec le lien de dépôt sur votre téléphone. Avec l'Autopilote, connectez votre boîte Outlook et Caribooks y trouve lui-même les factures de chaque fournisseur, jusqu'à un an en arrière.

  3. 03

    Joignez-les

    Votre assistant joint le fichier original quand vous le demandez. Avec l'Autopilote, une boucle le fait chaque matin et quelques minutes après l'arrivée d'un fichier, et chaque pièce jointe attend dans « À valider ».

La page Fournisseurs avec le bouton pour connecter Outlook sous Ajouter une boîte de courriel
Avec l'Autopilote, connectez une boîte Outlook sur la page Fournisseurs.
Boîte de documents listant les factures par fournisseur, numéro et montant, groupées selon qui doit agir
La boîte de documents : fournisseur, numéro et total lus sur chaque fichier.

Ce que ça fait

  • Liste les achats et les factures d'achat sans pièce jointe, des plus récents aux plus anciens.
  • Lit chaque fichier une fois (fournisseur, date, total, taxes) pour l'associer à son achat.
  • Associe une facture en devise étrangère à un achat inscrit au taux de la Banque du Canada du jour, en laissant place aux frais de la carte.
  • Joint votre fichier original, jamais une copie retapée.

Ce que ça ne fait pas

  • Lire Gmail pour l'instant. Outlook et Microsoft 365 se connectent aujourd'hui; Gmail attend l'examen de Google. Le transfert fonctionne depuis n'importe quelle boîte.
  • Joindre quoi que ce soit sans vous. L'assistant agit quand vous le demandez; une boucle propose et attend votre clic tant que vous ne lui dites pas le contraire.
  • Inventer un reçu. Quand il n'y en a pas, vous marquez l'achat comme n'en ayant pas.
  • Venir en application mobile. Le lien de dépôt, ajouté à l'écran d'accueil, ouvre l'appareil photo d'un toucher.

→ La marche à suivre, dans le centre d'aide : Fournisseurs et boîtes de courriel

Dans quel forfait

Trouver et joindre avec votre assistant vient avec le Connecteur. La recherche dans votre boîte de courriel et la boucle du matin viennent avec l'Autopilote.

Connecteur

Dès 39 $ CA / mois

Une entreprise; jusqu'à 25 avec les plus grands forfaits.

Autopilote

Dès 149 $ CA / mois

Une entreprise, Connecteur compris.

Tous les forfaits et les prix →

Le reste de Caribooks

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Questions

Caribooks change-t-il mes livres quand il trouve un reçu?

Non. La recherche dans votre boîte de courriel dépose ce qu'elle trouve dans votre boîte de documents. Votre assistant ou une boucle le joint à la transaction, avec votre accord.

Jusqu'où remonte-t-il?

La recherche dans votre boîte de courriel remonte un an pour les dépenses encore sans pièce, puis cherche les nouvelles factures chaque matin. Votre assistant peut regarder n'importe quelle période que vous nommez.

Et les reçus qui n'existent qu'en courriel?

Transférez le courriel. S'il n'a aucun fichier joint, le message lui-même est converti en PDF et gardé comme reçu.

Puis-je l'utiliser avec Dext ou Hubdoc?

Oui. Caribooks ne regarde que les dépenses sans pièce jointe : celles qu'un autre outil a déjà documentées restent intactes.

Essayez-le sur vos propres livres.

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