Branchez chaque entreprise une fois, puis nommez celle dont vous parlez dans la requête. L'assistant voit la liste des entreprises connectées, les garde distinctes, et peut sortir le même rapport pour toutes en une seule question. L'accès se règle entreprise par entreprise : neuf dossiers peuvent rester en lecture seule pendant que le dixième est ouvert à l'écriture.
Nommer l'entreprise
Utilisez le nom tel qu'il apparaît dans QuickBooks, dans la phrase elle-même.
« Dans la société d'exploitation, sors l'état des résultats de juillet. »
« Âge des comptes clients de la société de portefeuille, à aujourd'hui. »
Si vous n'en nommez aucune et que plusieurs sont branchées, l'assistant devrait demander laquelle. Ne comptez pas là-dessus. Nommez-la chaque fois que ça compte, parce qu'une réponse tirée de la mauvaise entreprise ressemble exactement à une bonne réponse : la forme du tableau ne vous trahira pas. Deux habitudes qui ne coûtent rien :
- Demandez que le nom de l'entreprise apparaisse dans la réponse.
- Méfiez-vous des dossiers ambigus pour un humain. Une compagnie à numéro et son nom commercial, ou deux entités qui ne diffèrent que d'un mot, sont ambiguës pour l'assistant pour la même raison qu'elles le sont pour vous. Renommez dans QuickBooks si ça revient souvent.
Les fins d'exercice diffèrent aussi d'un dossier à l'autre. « Le dernier trimestre » n'est pas le même trimestre partout : utilisez des dates quand vous interrogez plusieurs entreprises à la fois.
Comparer d'un dossier à l'autre
C'est la partie réellement pénible dans QuickBooks, où chaque entreprise est une connexion et une session distinctes.
« Sors l'état des résultats de juillet pour chaque entreprise branchée et mets les revenus, la marge brute et le bénéfice net côte à côte dans un seul tableau. »
« Laquelle de mes entreprises a le plus d'encaisse en ce moment? »
« Tout ce qui dépasse 60 jours dans toutes les entreprises, une seule liste, triée par montant. »
« Quelle entreprise a le plus gros solde de taxes à remettre, et c'est dû quand? »
Pour qui détient plusieurs entités, ou pour une teneuse de livres qui ouvre sept dossiers le lundi matin, c'est la raison d'être de l'exercice. La réponse arrive en une liste au lieu de sept connexions.
Ce n'est pas de la consolidation. Additionner deux états des résultats ne produit pas un état consolidé. Aucune élimination intersociétés, aucun pourcentage de détention, aucune conversion de devises, aucune participation minoritaire. Si vous devez des états financiers consolidés à quelqu'un, c'est le travail de votre comptable et rien ici n'y touche. Ce que vous obtenez, c'est une comparaison, chose beaucoup plus informelle.
L'écriture se règle entreprise par entreprise
Chaque connexion démarre en lecture seule, et l'accès complet s'accorde une entreprise à la fois, par vous, depuis le portail. Le cas de la teneuse de livres fonctionne donc pour vrai : neuf dossiers clients restent en lecture seule pour la consultation et les rapports pendant que le dixième, celui de la semaine, est ouvert. Refermez-le après si vous voulez. L'envoi d'un document par courriel, l'annulation et la suppression exigent de toute façon une confirmation explicite dans la conversation, peu importe le niveau d'accès. La page sécurité donne le détail.
Ce que ça coûte
39 $ CA par entreprise par mois, et 29 $ CA par entreprise à partir de dix entreprises. Essai gratuit de quatorze jours sans carte de crédit, facturation mensuelle par Stripe, annulation en tout temps avec accès jusqu'à la fin de la période payée.
Faites le calcul honnêtement. Un dossier que vous ouvrez deux fois par année ne mérite pas 39 $ chaque mois. Branchez les entreprises dans lesquelles vous travaillez vraiment, et ajoutez les autres plus tard si l'habitude tient. La page des tarifs donne les conditions à jour.
Quand ce n'est pas le bon outil
Vous avez une seule entreprise. Rien de tout ceci ne s'applique, et votre seule question est de savoir si l'abonnement unique se rentabilise.
Il vous faut des états consolidés. Voir plus haut. Mauvais outil, et aucune formulation n'y changera rien.
Il vous faut le même rapport pour quarante dossiers, à date fixe, sans interprétation. Un outil de production de rapports qui exporte sur minuterie coûte moins cher et n'exige de personne qu'il pose la question. La conversation sert aux questions que vous n'avez pas encore écrites.
Certains de vos dossiers sont sur QuickBooks Desktop. Ceux-là ne peuvent pas être branchés du tout, et le parc mixte est la version dangereuse du problème : un dossier Desktop est simplement invisible, ce qui rend discrètement incomplète toute réponse « pour toutes mes entreprises ». Gardez la liste de ce qui est réellement branché et comparez la réponse avec elle.
Si la première n'est pas encore branchée, commencez ici, puis ajoutez les autres depuis le portail.