QuickBooks en ligne a sa propre capture de reçus, et elle fonctionne : vous photographiez un reçu, le téléversez ou l'envoyez par courriel, puis vous l'appariez à une opération sous l'onglet Reçus. L'appariement reste à faire à la main, un reçu à la fois. Caribooks va un pas plus loin. Transférez le courriel à votre adresse Caribooks, ou déposez la photo sur le lien de dépôt de votre entreprise à partir de votre téléphone, et le fichier original est joint à sa dépense dans QuickBooks en ligne, celle que le flux bancaire a déjà importée. Votre assistant s'en charge quand vous le lui demandez, ou l'Autopilote le fait chaque matin et vous laisse approuver chaque changement. Ensuite, une seule question dresse la liste des dépenses qui n'ont toujours aucun reçu, ce qu'aucune appli de reçus ne peut voir.
Pour numériser des reçus dans QuickBooks en ligne avec les outils d'Intuit, prenez-les en photo dans l'Appli QuickBooks Mobile (écran Reçus); téléversez les fichiers sous Toutes les applications, Comptabilité, Reçus; ou envoyez-les par courriel à une adresse de transfert en @assist.intuit.com créée sur ce même écran. QuickBooks extrait la date, le montant, le fournisseur et les quatre derniers chiffres de la carte, puis garde chaque reçu sous l'onglet Pour révision jusqu'à ce que vous l'appariiez à une opération existante ou que vous en tiriez une dépense ou une facture à payer. Avec Caribooks, vous transférez plutôt vos reçus à votre adresse Caribooks, à partir de n'importe quelle boîte et de n'importe quel expéditeur, ou vous déposez vos photos sur un lien qui ne demande aucune connexion. Chaque fichier arrive dans votre boîte de documents. Votre assistant le joint ensuite à la bonne dépense dans QuickBooks quand vous le demandez, ou la boucle Reçus et factures de l'Autopilote s'en charge et attend votre approbation.
Comment numériser ses reçus dans QuickBooks en ligne
L'article d'aide canadien d'Intuit, Téléverser vos reçus dans QuickBooks, lu le 25 septembre 2026, décrit trois chemins.
| Chemin | Où le trouver | À savoir |
|---|---|---|
| Photo | Appli mobile, menu ≡, Comptabilité, Reçus, puis l'icône de la caméra sous Capture de reçus | Les iPhone récents enregistrent en HEIC, un format à convertir d'abord |
| Téléversement | Toutes les applications, Comptabilité, Reçus, puis Téléverser à partir d'un ordinateur ou de Google Disque | Plusieurs fichiers en un seul lot, mais un seul reçu par fichier |
| Courriel | Reçus, Transférer à partir du courriel | Une adresse par utilisateur et par entreprise, en @assist.intuit.com |
Les fichiers doivent être en PDF, JPEG, JPG, GIF ou PNG. Selon le même article, la capture lit maintenant les reçus en devises étrangères et calcule le taux de taxe de chaque poste. Elle est limitée dans QuickBooks en ligne Lite.
Le courriel a ses règles, et elles surprennent. D'après Envoyer des reçus et des factures à payer par courriel, vous n'enregistrez qu'une adresse par utilisateur, l'utilisateur doit avoir au moins une autorisation standard sur les fournisseurs, et la pièce jointe doit peser entre 46 Ko et 20 Mo, avec un seul reçu par image. Une adresse que QuickBooks ne connaît pas reçoit un message disant qu'elle n'est pas configurée pour le transfert des reçus et des factures à payer. Votre fournisseur ne peut donc pas y envoyer ses factures directement, pas plus que l'employé qui n'a pas d'accès à QuickBooks.
Reste l'appariement. Sous l'onglet Pour révision, chaque reçu porte une étiquette : aucune correspondance, une correspondance ou plusieurs. S'il y en a une, vous sélectionnez Apparier. S'il y en a plusieurs, vous sélectionnez Réviser, comparez et choisissez la bonne dépense. S'il n'y en a aucune, vous créez une dépense ou une facture à payer à partir du reçu. C'est un écran, et chaque reçu y passe à la main.
Transférer ses reçus à Caribooks, ou les déposer à partir du téléphone
Chaque compte Caribooks a une adresse de réception du genre caribooks-a1b2c3d4e5f6@in.caribooks.com et un lien de dépôt, une page Web qui accepte des fichiers sans connexion. Si vous branchez plusieurs entreprises, chacune reçoit en plus sa propre adresse et son propre lien, et tout ce qui passe par eux va directement dans cette entreprise. Les fichiers envoyés à l'adresse du compte sont classés dans la bonne entreprise dès leur arrivée, d'après le nom sur le document, vos règles de classement et, si ça ne suffit pas, une courte vérification par IA. Vous trouverez l'adresse et le lien à la page Documents du portail.
Trois différences avec l'adresse de transfert d'Intuit.
Tout le monde peut y écrire. Un fournisseur peut y envoyer ses factures directement, et une règle dans votre propre boîte peut y transférer les reçus des fournisseurs que vous choisissez. Le guide sur le transfert des reçus depuis Gmail ou Outlook explique la règle, y compris le réglage de Microsoft 365 qui la bloque sans rien dire.
Un reçu sans pièce jointe compte quand même. Beaucoup de fournisseurs écrivent le reçu dans le corps du courriel. Caribooks transforme alors le message lui-même en PDF et le classe.
Le lien de dépôt vit sur votre téléphone. Ouvrez-le, touchez « choisissez des fichiers » pour photographier un reçu, puis ajoutez la page à votre écran d'accueil. Donnez le lien d'une entreprise à la personne qui a vraiment les reçus en poche, un contremaître ou un associé qui paie avec la carte de l'entreprise : ses photos arrivent dans la bonne entreprise sans qu'elle voie vos livres. Le même fichier envoyé deux fois est reconnu et gardé une seule fois.
Chaque document est lu une fois à son arrivée, pour que vous et votre assistant puissiez le retrouver par fournisseur, par date ou par montant. Reste à le joindre à sa dépense, et il y a deux façons de le faire.
Demandez-le à votre assistant. Dans Claude, ChatGPT ou Copilot, avec Caribooks connecté, envoyez :
« Joins les reçus de ma boîte de documents Caribooks à leurs dépenses. »
Il fait la liste de ce qui attend, trouve chaque dépense dans QuickBooks et y joint votre fichier original avec attach_file. Joindre un fichier, c'est écrire dans les livres : l'entreprise doit donc être en accès complet, ce que vous activez dans le portail. Chaque connexion commence en lecture seule. C'est compris dans le Connecteur, à partir de 39 $ par mois pour une entreprise. L'Autopilote, plus bas, commence à 149 $ par mois pour une entreprise, connecteur compris.
Laissez l'Autopilote s'en charger. La boucle Reçus et factures s'exécute chaque matin, puis de nouveau quelques minutes après l'arrivée d'un fichier. Un reçu ou une facture déjà payée est joint à sa dépense. Si la transaction n'est pas encore dans vos livres, le document reste « En attente de la transaction » et il est joint dès que le flux bancaire l'importe. Une facture encore à payer devient une facture fournisseur à approuver, jamais saisie deux fois. Une nouvelle boucle propose chaque changement sans en appliquer aucun tant que vous n'en décidez pas autrement : au début, chaque pièce jointe vous attend donc dans l'onglet À valider, avec sa preuve. L'Autopilote commence à 149 $ par mois pour une entreprise, connecteur compris; les détails sont sur la page des tarifs.
Exemple, sur une entreprise fictive. Studio Nord, un studio de design de six personnes à Montréal, transfère tous les courriels d'Adobe à son adresse Caribooks. La facture de 1 079,40 $ arrive le 27 août. L'opération Visa entre dans QuickBooks par le flux bancaire deux jours plus tard, et l'exécution du lendemain matin propose de joindre le PDF à cette dépense. Personne n'a ouvert l'onglet Reçus.
Quelles dépenses n'ont aucun reçu joint?
Une appli de reçus montre ce que vous lui avez donné. Elle ne peut pas montrer le reçu que vous n'avez jamais photographié, et ce sont ces lignes-là qui font mal en fin d'année.
QuickBooks enregistre à quelle opération appartient une pièce jointe, jamais l'inverse. La seule façon de savoir qu'une dépense n'a pas de reçu est donc de comparer chaque dépense à chaque pièce jointe du dossier. Le connecteur fait cette comparaison sur le serveur, en un seul appel : find_expenses_without_attachments, sur les dépenses (tout ce qui est payé à partir d'un compte bancaire ou d'une carte, y compris les lignes du flux bancaire) et les factures fournisseurs. Il renvoie une ligne par opération sans pièce, de la plus récente à la plus ancienne : type, identifiant, date, montant, devise, bénéficiaire, compte de paiement, catégorie, note et numéro de document, avec le nombre d'opérations documentées. La période par défaut couvre les douze derniers mois. C'est un outil de lecture, qui fonctionne donc en lecture seule.
« Quelles dépenses de ce trimestre n'ont aucun reçu joint? »
Exemple de résultat, sur la même entreprise fictive :
| Date | Type | Bénéficiaire | Montant | Payé par | Catégorie |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-08-19 | Facture fournisseur | Imprimerie Rive-Nord | 2 340,00 $ | Comptes fournisseurs | Impression |
| 2026-08-12 | Dépense | Air Canada | 884,16 $ | Visa 4021 | Déplacements |
| 2026-07-30 | Dépense | Bureau en Gros | 213,87 $ | Visa 4021 | Fournitures de bureau |
| 2026-07-08 | Facture fournisseur | Studio photo Lavoie | 1 500,00 $ | Comptes fournisseurs | Sous-traitance |
En dessous, le sommaire : 214 dépenses et factures fournisseurs entre le 1er juillet et le 31 août, 177 avec un document joint, 37 sans, pour 16 905,10 $ sans pièce justificative.
Lisez cette liste avec jugement. La paie, les remises de retenues à la source, les virements entre vos propres comptes et les frais bancaires n'ont rien à joindre, et la colonne des catégories les distingue du vol d'Air Canada qu'il faut vraiment documenter. Une bonne question de suivi :
« Ignore la paie, les virements et les frais bancaires. Trie le reste par montant et montre-moi les dix plus gros. »
Quarante reçus manquants, ça ressemble à un après-midi perdu. En pratique, dix d'entre eux représentent la plus grande partie des montants.
Joindre les documents retrouvés
Il faut maintenant les retrouver : dans vos courriels, sur le portail du fournisseur, dans la boîte à chaussures. Transférez chacun à votre adresse Caribooks ou déposez-le sur le lien, et il rejoint les autres dans la boîte de documents. Nommez l'opération si vous voulez être certain du résultat :
« Joins le reçu d'Air Canada que je viens de transférer à la dépense du 12 août. »
L'assistant confirme l'opération retenue, puis indique l'identifiant de la pièce jointe dans QuickBooks et le nom du fichier. Si l'opération a déjà un document, l'appel s'arrête et dit ce qui s'y trouve : un deuxième passage dans votre liste n'empile donc pas de doublons sur la même dépense. En joindre un autre quand même exige un oui explicite de votre part. La limite est de 20 Mo par fichier, comme dans QuickBooks.
attach_receipt couvre le cas où il n'y a aucun fichier, seulement du texte, comme un récapitulatif de commande copié d'une page Web. Il en fait un PDF simple, marqué à chaque page comme une transcription et non l'original, et seulement si vous le demandez. On peut joindre un fichier à une dépense, une facture fournisseur, une facture, une soumission, un reçu de vente, un reçu de remboursement, une note de crédit, un crédit fournisseur, une écriture de journal, un paiement, un bon de commande, un dépôt ou un virement.
Pourquoi les reçus manquants comptent
L'Agence du revenu du Canada est claire : en général, vous devez conserver vos registres pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Elle précise aussi ce qu'un reçu de dépense doit montrer : la date de l'achat, le nom et l'adresse du vendeur, le nom et l'adresse de l'acheteur, une description complète des biens ou des services, et le numéro d'entreprise du vendeur s'il est inscrit à la TPS/TVH et que l'achat atteint 100 $ ou plus avant taxes (Registres des entreprises). Une ligne bancaire de 884,16 $ chez un transporteur aérien ne répond à aucune de ces exigences.
Au Québec, ces mêmes pièces appuient aussi les CTI et les RTI réclamés dans votre déclaration de TPS/TVQ. Le guide sur la déclaration de TPS/TVQ montre comment repérer, avant de produire, les crédits réclamés sans pièce.
Le moment coûteux arrive des années après l'achat, quand le portail du fournisseur a effacé son historique. Sortez la liste des reçus manquants chaque trimestre, tant que les documents se retrouvent encore, dans le même passage que la catégorisation d'un mois de dépenses ou comme une ligne de la liste de vérification de fin de mois.
Quand ce n'est pas le bon outil
Rien ne lit votre boîte de courriel. Caribooks voit ce que vous transférez ou déposez, et QuickBooks. Un reçu qui reste dans vos courriels reste manquant. La règle de transfert comble cet écart, encore faut-il la créer.
Moins d'une douzaine de reçus par mois. Photographiez-les avec l'appli QuickBooks au fur et à mesure et appariez-les sur-le-champ. La comparaison et la boucle rapportent sur des dossiers de centaines d'opérations.
Vous voulez les postes de chaque facture dans un chiffrier, ou des relevés bancaires transformés en opérations. C'est le travail d'un logiciel de saisie de documents comme Dext. Notre comparatif Caribooks ou Dext dit dans quels cas chacun est le meilleur choix.
Une mission d'audit. Votre auditeur a ses exigences de preuve et d'échantillonnage, et une conversation n'y répond pas. Servez-vous de cette liste pour arriver avec moins de trous.
QuickBooks Desktop. QuickBooks en ligne seulement, parce que Desktop n'a pas d'API à laquelle se brancher.
Si votre entreprise est au Canada, les connecteurs d'Intuit pour les assistants ne s'ouvriront pas pour elle; le guide sur QuickBooks en ligne avec Claude, ChatGPT ou Copilot au Canada explique ce qui fonctionne. Si rien n'est encore branché, commencez ici ou passez directement à l'installation. La liste des reçus manquants fonctionne en lecture seule : vous voyez l'ampleur du problème avant d'activer l'écriture.