Il y a trois façons de brancher QuickBooks en ligne sur Claude, et se tromper de porte coûte un après-midi. Voici les trois, puis l'installation de celle qui convient à la plupart des gens.
D'abord, laquelle installez-vous
Le connecteur d'Intuit, intégré à Claude. Un clic depuis le panneau Connecteurs, inclus avec un abonnement QuickBooks. Il couvre l'état des résultats, le flux de trésorerie, la comparaison sectorielle, l'importation de transactions et tout le côté ventes : factures, soumissions, liens de paiement, clients, produits. Intuit précise que les cas d'usage du connecteur se limitent à cette liste, et il n'est pas offert aux entreprises QuickBooks canadiennes.
Le serveur libre d'Intuit, sur GitHub. Création, lecture, modification et suppression complètes sur 29 types d'enregistrements et 11 rapports. Il tourne sur votre machine en stdio : il faut un compte de développeur Intuit, une application OAuth, des clés API et un processus à garder en marche. Une entreprise par installation, et rien de tout ça ne fonctionne depuis Claude sur le web ou sur téléphone.
Caribooks. Hébergé, donc rien ne tourne sur votre machine. 209 outils et 35 rapports sur tout le grand livre, plusieurs entreprises sous un même abonnement, en français comme en anglais, et ça fonctionne sur Claude web et mobile, forfait gratuit inclus.
Si votre besoin tient en un état des résultats et l'envoi de factures, arrêtez ici et installez le connecteur d'Intuit. Il est gratuit et il fera le travail. La suite s'adresse à ceux qui ont besoin du bilan, de l'âge des comptes clients, des écritures de journal, des fournisseurs, des factures d'achat, ou de plus d'un dossier d'entreprise.
L'installation de Caribooks
1. Créez le compte et connectez QuickBooks. Connectez-vous à caribooks.com, puis branchez une entreprise depuis le portail. C'est l'écran d'autorisation Intuit standard, celui qu'utilise n'importe quelle application QuickBooks. Aucune clé de développeur, aucune console d'API.
2. Ajoutez le connecteur à Claude. Le portail fournit un lien d'installation prérempli. Claude s'ouvre avec le connecteur prêt : cliquez « Add », puis autorisez Caribooks quand Claude le demande. Environ deux minutes.
3. Réglez les permissions une seule fois. À la première requête, Claude demande la permission pour chaque outil qu'il veut appeler. Choisissez « Toujours autoriser » pour ne plus être interrompu à chaque question. Vous pouvez aussi le régler d'avance dans Personnaliser, puis Connecteurs, puis Caribooks, puis Permissions des outils.
4. Vérifiez l'accès accordé. Chaque connexion démarre en lecture seule. Rien ne peut écrire dans vos livres tant que vous ne passez pas vous-même cette entreprise en accès complet, depuis le portail. Laissez-la en lecture seule la première semaine : vous saurez ce que l'assistant fait bien avant qu'il puisse changer quoi que ce soit.
Les cinq premières questions à poser
Commencez par des questions dont vous connaissez déjà la réponse. C'est le moyen le plus rapide de faire confiance aux chiffres, et de repérer un dossier connecté qui n'est pas celui que vous pensiez.
- « Quelles factures sont en retard, et de combien de jours? »
- « Sors l'état des résultats du dernier trimestre, comparé au même trimestre l'an dernier. »
- « Quels clients représentent la plus grande part de mes comptes clients en ce moment? »
- « Qu'est-ce qui a changé dans les livres depuis lundi? »
- « Sors l'âge des comptes fournisseurs et dis-moi ce qui est dû dans les 14 prochains jours. »
La quatrième est sous-estimée. Une réponse continue à « qu'est-ce qui a changé » est précisément ce que l'interface de QuickBooks rend pénible à reconstituer.
Quand activer l'écriture
Activez-la quand vous avez une tâche que vous feriez autrement à la main et que vous pouvez vérifier après coup. Préparer une facture à partir d'un fil de courriels est un bon premier cas : le résultat est visible dans QuickBooks et facile à corriger. Classer un lot de dépenses est un bon deuxième cas.
Deux choses restent vraies quoi que vous activiez. L'envoi d'un document par courriel, l'annulation et la suppression exigent chaque fois une confirmation explicite dans la conversation. Et l'écriture s'active entreprise par entreprise : une teneuse de livres peut garder neuf dossiers clients en lecture seule pendant qu'elle travaille dans le dixième.
Si la connexion ne se fait pas
La cause la plus fréquente est d'être connecté au mauvais utilisateur Intuit. Déconnectez complètement depuis le panneau Connecteurs, attendez un instant, puis reconnectez une seule fois. Se reconnecter immédiatement après s'être déconnecté échoue souvent.
Si Claude répond avec des chiffres périmés, vérifiez que le connecteur est toujours actif dans vos réglages. Un connecteur qui a perdu sa session a l'air normal jusqu'à ce qu'on lise la réponse de près.