Transférer vos reçus vers vos livres automatiquement, depuis Gmail ou Outlook

Chaque compte Caribooks possède sa propre adresse de réception, du genre a1b2c3d4e5f6@in.caribooks.com. Tout ce qui y arrive atterrit dans votre boîte à documents, où le document est trié vers la bonne entreprise puis joint à la dépense qu'il documente. Votre adresse se trouve sur la page Documents du portail.

Transférer chaque reçu à la main fonctionne très bien, et bien des gens font exactement cela depuis leur téléphone. Ce guide porte sur l'autre méthode : une règle dans votre boîte courriel, configurée une seule fois, qui envoie les reçus sans que vous y touchiez.

Une chose à savoir avant de commencer. Une règle ne s'applique qu'au courrier qui arrive après sa création. Rien de ce qui dort déjà dans votre boîte de réception ne bougera : il vaut donc la peine de transférer le dernier mois à la main une fois la règle en place.

Gmail

Gmail ne transfère nulle part avant d'avoir vérifié que la destination existe vraiment. Il le fait en envoyant une confirmation à l'adresse visée, ici votre adresse Caribooks : nous la voyons donc et nous la confirmons pour vous. Vous ne devriez rien avoir à faire. Si votre boîte courriel vous demande tout de même un code de confirmation, le portail l'affiche sur la page Documents.

Faites ceci sur un ordinateur. Gmail n'offre pas les réglages de transfert dans ses applications mobiles.

1. Ouvrez Gmail, puis Paramètres, puis Voir tous les paramètres, puis l'onglet Transfert et POP/IMAP.
2. Cliquez sur Ajouter une adresse de transfert, collez votre adresse Caribooks et validez. Patientez quelques secondes, le temps de la vérification.
3. Revenez à la barre de recherche en haut et cliquez sur Afficher les options de recherche.
4. Indiquez les critères. Utilisez le champ De, et énumérez les expéditeurs chez qui vous achetez vraiment, séparés par OR : facturation@acme.example OR recus@telecom.example OR no-reply@hebergement.example. Si vous ne savez pas quelles adresses inscrire, cherchez facture OR reçu OR invoice dans votre propre boîte et lisez la colonne De. Ajoutez vos fournisseurs au filtre à mesure que vous en prenez de nouveaux.
5. Cliquez sur Créer un filtre, cochez Le transférer à, choisissez votre adresse Caribooks, puis cliquez de nouveau sur Créer un filtre.

Filtrez sur l'expéditeur, et non sur has:attachment. Un filtre sur les pièces jointes se trompe dans les deux sens à la fois : il nous envoie chaque contrat client et chaque photo de vacances qui traîne une pièce jointe, et il rate quand même les fournisseurs qui mettent le reçu dans le corps du message, sans fichier. Ces reçus-là fonctionnent très bien, d'ailleurs : Caribooks transforme le message lui-même en PDF et le classe. Il faut seulement les laisser passer.

Pour la même raison, laissez le transfert automatique de tout votre courrier désactivé. Le filtre est le meilleur outil, puisque vous décidez exactement de quel courrier sort de votre boîte.

Deux comportements de Gmail méritent d'être connus. Gmail ne transfère jamais ce qu'il a classé comme indésirable : un reçu mal classé ne nous parviendra donc jamais, sans un mot. Et pendant la première semaine, Gmail affiche dans votre propre boîte une bannière indiquant que votre courrier est transféré; c'est normal et cela disparaît tout seul.

Outlook et Microsoft 365

Outlook n'a pas d'étape de confirmation. Vous créez une règle et elle se met à fonctionner, à condition que votre organisation l'autorise, et c'est justement là qu'il faut regarder.

1. Ouvrez Outlook sur le Web, puis Paramètres, puis Courrier, puis Règles.
2. Cliquez sur Ajouter une règle et donnez-lui un nom que vous reconnaîtrez plus tard.
3. Ajoutez la condition De, et saisissez les adresses de vos fournisseurs. Évitez Comporte une pièce jointe : cette condition laisse sortir bien trop de courrier et rate les reçus écrits dans le corps du message.
4. Comme action, choisissez Rediriger vers et saisissez votre adresse Caribooks.
5. Enregistrez.

Utilisez Rediriger vers, et non Transférer à. Cela compte plus qu'il n'y paraît. Un message transféré arrive comme s'il venait de vous, ce qui détruit le seul indice qui nous permet de savoir de quel fournisseur vient un reçu et sous laquelle de vos entreprises le classer. Un message redirigé conserve l'expéditeur d'origine, et tout le reste suit.

Vérifiez que ça fonctionne

Transférez un reçu à la main vers votre adresse Caribooks et regardez-le apparaître sur la page Documents. Cela confirme l'adresse et la réception.

La règle, elle, fait ses preuves à la prochaine facture envoyée par l'un de ces fournisseurs. Si quelques jours passent sans que rien n'arrive, lisez la suite.

Quand rien ne revient

Dans Microsoft 365, c'est presque toujours votre administrateur. Microsoft a désactivé par défaut le transfert vers les adresses externes pour les organisations créées à partir de 2021. Votre règle s'enregistre quand même, s'affiche comme active, et ne fait discrètement rien. Pire : l'avis de non-remise part vers la personne qui a envoyé le message d'origine, et non vers vous, si bien qu'il n'y a rien à trouver dans votre propre boîte.

Si c'est ce qui se passe, votre administrateur doit autoriser le transfert sortant pour vous. Le réglage se trouve dans le portail Microsoft Defender, sous E-mail et collaboration, Stratégies et règles, Stratégies de menace, Anti-courrier indésirable, puis la stratégie sortante, où Règles de transfert doit être mis à Activé. Le réglage peut viser une seule personne : il n'a donc pas à ouvrir la porte à toute l'organisation. Deux autres réglages bloquent la même chose de la même manière silencieuse : les domaines distants et les règles de flux de messagerie.

Dans Gmail, il y a trois coupables habituels. Le filtre vise la mauvaise adresse. Le reçu est parti dans les indésirables, que Gmail ne transfère jamais. Ou votre administrateur a désactivé le transfert automatique pour toute l'organisation, auquel cas les options de transfert sont tout bonnement absentes de vos paramètres Gmail.

Si vous bloquez, écrivez à support@caribooks.com en précisant quelle boîte courriel vous utilisez. La panne est presque toujours l'une des trois ci-dessus et se repère en une minute.