Fonctionnalité · Autopilote
Les comptes de dépenses, sans le tableur.
Les gens paient avec leur propre carte, gardent les reçus dans leur portefeuille et envoient un tableur à la fin du mois. Avec Caribooks, chaque personne que vous remboursez a une page privée et une adresse courriel pour ses reçus et ses trajets en voiture. Vous approuvez le compte ligne par ligne, et il devient une facture d'achat à son nom dans QuickBooks, reçus joints.
Comment ça marche
- 01
Ajoutez les personnes que vous remboursez
Un employé, un associé, vous-même. Chacun reçoit un lien vers sa page et une adresse courriel, sans compte à créer.
- 02
Elles envoient reçus et trajets
La photo du reçu, ou le courriel transféré à leur adresse; les trajets avec départ, arrivée, motif et distance. Le compte passe dans « À valider » quand elles l'envoient, ou de lui-même le 1er du mois.
- 03
Vous décidez, la facture d'achat est écrite
Approuvez ou refusez chaque ligne avec un montant, un compte et un code de taxe. Les lignes approuvées deviennent une facture d'achat au nom de la personne, chaque reçu joint. Une fois la facture payée, la personne en est avisée.
Ce que ça fait
- Rembourse le kilométrage à votre taux, à partir du taux de votre article de kilométrage dans QuickBooks ou du taux officiel (ARC au Canada, IRS aux États-Unis), avec un second taux au-delà d'un seuil annuel si vous en avez un.
- Convertit un reçu en devise étrangère au taux de la Banque du Canada du jour, plus 2,5 % pour les frais de la carte.
- Signale un reçu payé avec une carte de l'entreprise, un reçu déjà réclamé, ou un reçu sans numéro de TPS/TVH ou de TVQ.
- Propose le compte de chaque ligne d'après les dépenses habituelles de la personne et vos règles.
Ce que ça ne fait pas
- Rembourser qui que ce soit. Vous payez la personne comme d'habitude, et le compte affiche « Remboursée » quand le solde de la facture d'achat est à zéro.
- Fonctionner depuis la conversation. Les comptes de dépenses se gèrent dans le portail; votre assistant n'a pas d'outils pour eux.
- Suivre les trajets par GPS. La personne entre le trajet : départ, arrivée et distance.
→ La marche à suivre, dans le centre d'aide : Comptes de dépenses
Dans quel forfait
Les comptes de dépenses viennent avec l'Autopilote, pour chaque entreprise qu'il couvre, sans frais par personne.
Autopilote
Dès 149 $ CA / mois
Une entreprise, Connecteur compris.
Le reste de Caribooks
- Reçus manquantsLes dépenses sans pièce jointe trouvées, et leurs reçus retrouvés dans vos courriels.
- Documents des clientsUne adresse et un lien de dépôt par entreprise : les pièces arrivent au bon dossier.
- Parlez à vos livresQuickBooks dans Claude, ChatGPT et Copilot : rapports, recherches et saisies en une phrase.
- Portails fournisseursLes factures qui n'arrivent jamais par courriel, récupérées sur le site du fournisseur.
Questions
Qui peut ouvrir la page d'une personne?
Quiconque a le lien, comme pour un lien de dépôt. C'est pourquoi vous pouvez le remplacer en tout temps : l'ancien lien et l'ancienne adresse cessent aussitôt de fonctionner.
Et si quelqu'un oublie d'envoyer son compte?
Un compte qui contient quelque chose est envoyé de lui-même le 1er du mois.
La personne doit-elle être un employé dans QuickBooks?
Non. Chaque personne est un fournisseur dans les livres de l'entreprise. Caribooks propose d'en utiliser un existant ou en crée un nouveau.
Essayez-le sur vos propres livres.
14 jours, tout le produit, sans carte. L'essai commence quand vous connectez QuickBooks.