Ça fonctionne, avec deux conditions. L'écriture doit être activée pour cette entreprise depuis le portail Caribooks, parce que chaque connexion démarre en lecture seule. Et vous devez lire le premier lot ligne par ligne, parce que ce que fait l'assistant, c'est reconnaître des motifs dans votre propre historique, pas appliquer le jugement de votre comptable.
D'abord, entendons-nous sur le mot « non catégorisé »
Deux piles différentes portent ce nom, et une seule est accessible depuis une conversation.
- Les opérations bancaires encore dans « À examiner ». Elles ne sont pas encore dans vos livres. C'est dans QuickBooks, à l'écran des opérations bancaires, qu'on les accepte ou qu'on les exclut.
- Les transactions déjà comptabilisées dans un compte fourre-tout. Dépenses non catégorisées, « Demander au comptable », ou l'équivalent dans votre dossier. Celles-là sont au grand livre, et ce sont celles sur lesquelles on travaille ici.
Commencez par mesurer l'ampleur.
« Combien y a-t-il dans les dépenses non catégorisées et dans le compte Demander au comptable sur les trois derniers mois? Liste les transactions avec la date, le fournisseur, le montant et le compte. »
Suivez votre historique, pas un plan comptable générique
C'est la requête qui compte, et la formulation pèse vraiment.
« Pour chacune, trouve comment des achats semblables du même fournisseur ont été classés sur la dernière année et propose le même compte. Quand il n'y a pas d'historique pour ce fournisseur, dis-le, propose quelque chose, et signale-le. »
La différence entre « ce fournisseur est apparu 14 fois et va toujours dans Abonnements logiciels » et « je n'ai jamais vu ce fournisseur et je devine à partir du nom », c'est tout l'exercice. Demandez cette distinction explicitement, sinon vous recevez une seule liste bien assurée où rien ne permet de séparer les deux.
Ajoutez vos conventions maison, parce que des livres comptables ont des règles locales qu'aucune reconnaissance de motifs ne devinera.
« Tout ce qui vient de ce fournisseur va au coût des ventes plutôt qu'aux fournitures de bureau quand le montant dépasse 500 $. »
Révisez le lot avant que rien ne soit écrit
Demandez la proposition en tableau, dans la conversation, avant qu'une seule modification n'atteigne QuickBooks.
« Montre la catégorisation proposée en tableau : date, fournisseur, montant, compte proposé, et sur combien d'historique tu t'appuies. Ne change rien pour l'instant. »
Attaquez ensuite les lignes signalées en premier. Celles qui ont un historique propre, vous les vérifiez par sondage. Celles sans historique, vous les vérifiez chaque fois, le premier mois comme les suivants. Quand le résultat vous convient :
« Applique celles des fournisseurs avec un historique constant. Laisse-moi les autres. »
Le gain de temps réel vient de là : un lot révisé d'un coup plutôt qu'une transaction à la fois. Vingt petites décisions lues en tableau prennent quelques minutes. Les mêmes vingt dans l'interface de QuickBooks prennent un après-midi.
Ce qu'il faut vérifier chaque fois
- Les codes de taxe. Avoir le bon compte de charges et le mauvais code de taxe, c'est le genre d'erreur qui a l'air correcte et qui coûte cher. Demandez quel code a été appliqué et s'il correspond au traitement habituel de ce fournisseur.
- Tout ce qui pourrait être une immobilisation plutôt qu'une charge. Ce seuil est une politique dans votre dossier, pas un motif dans les données.
- Les dépenses personnelles ou à usage mixte. Aucun historique n'enseigne ça. Vous savez de quelle ligne il s'agit.
- Le premier lot au complet. Vous déciderez ensuite quelle part du deuxième vous lisez.
Tout ce qui est écrit arrive dans QuickBooks avec une piste de vérification et reste modifiable là-bas. C'est votre annulation, et ça vaut la peine de savoir la retrouver avant de lancer un gros lot.
Quand ce n'est pas le bon outil
Votre catégorisation est stable. Si les mêmes 30 fournisseurs tombent dans les mêmes 12 comptes tous les mois, les règles bancaires de QuickBooks font le travail gratuitement, de façon déterministe, sans vous. Écrivez les règles d'abord. Gardez l'assistant pour les restes, c'est-à-dire précisément là où les règles échouent.
Vous avez une teneuse de livres. Elle va plus vite à classer que vous à formuler des requêtes, et c'est elle qui porte la responsabilité de la réponse. Un meilleur usage du connecteur, c'est de lui donner les rapports et la révision, pas de remplacer la catégorisation.
Vous cherchez la capture de reçus. Autre problème, autre outil.
Vous êtes sur QuickBooks Desktop. En ligne seulement, structurellement.
Et si vous n'êtes pas encore sorti de la lecture seule, ce n'est pas la raison de le faire. La lecture seule est le bon réglage pour la première semaine : elle vous laisse juger la qualité de lecture de l'assistant avant qu'il puisse toucher à quoi que ce soit. La page sécurité explique comment fonctionne l'interrupteur, et le comparatif dit lesquels des connecteurs peuvent écrire tout court.